🗂️ Admin — Gestion quotidienne

Le guide de l'Admin

C'est vous qui faites tourner l'école au quotidien : professeurs, élèves, planning, paiements et communication. Ce guide suit l'ordre exact qui met une école en marche — Professeurs → Disponibilités → Élèves → Planning — puis passe en revue tous les outils que vous utiliserez chaque jour.

➕ Le bouton NouveauEn haut de la barre latérale, + Nouveau ouvre les trois choses qu'une école enseigne : un cours particulier (inscrire un élève à une matière individuelle), un cours collectif (un cours que plusieurs élèves rejoignent) et un programme (un prix couvrant plusieurs cours). Cliquez dessus — il ne s'ouvre pas au survol, il fonctionne donc pareil sur une tablette. Chaque option mène directement au formulaire correspondant.

🧭 Comment fonctionne le menuLe menu latéral est organisé en sections — Calendrier, Cours, Élèves, Professeurs, Finances et Messages — avec Paramètres et Mon compte en bas. La section où vous êtes reste ouverte, pour que vous sachiez toujours où vous êtes ; survolez une autre section et ses pages s'ouvrent à côté. Un clic sur le nom d'une section ouvre sa première page : sur une tablette, un seul appui suffit. Sur un téléphone, touchez une section du menu pour la déplier. Les chemins de ce guide se lisent Section → Page, par exemple Finances → Paiements des élèves.

📋 Cours particuliersBarre latérale → Cours → Cours particuliers liste d'un coup tous les cours particuliers de l'école — élève, matière, professeur, formule, créneaux hebdomadaires avec leurs salles, dates de début et de fin. Filtrez par professeur, matière, formule, statut ou jour, et utilisez les puces orange pour repérer ce qui demande attention : Sans professeur, Sans salle, Créneau hebdomadaire manquant, Se termine sous 30 jours. Elles ne signalent que les inscriptions actives. Les onglets en haut basculent entre Particuliers, Collectifs et Programmes. Pour modifier, ouvrez l'élève : cette page sert à trouver, la fiche élève à modifier.

10 · Programmes

Barre latérale → Cours → Programmes

Un programme est une offre : plusieurs cours pour un seul prix. « Le Pianiste chanteur » peut réunir 8 cours de piano, 4 cours de chant et un trimestre de chorale — un seul montant payé par la famille, quel qu'en soit le contenu.

Un programme est un produit, pas un coursDeux élèves d'un même programme ne partagent que le prix et l'éventuel cours collectif : leurs cours de piano ont lieu avec des professeurs différents à des heures différentes. Un programme n'a donc ni date de début ni capacité propre : chaque élève l'achète à sa propre date, et la capacité reste celle du cours collectif.

Le créer

Nommez-le, choisissez une formule tarifaire Programme (à créer dans Paramètres de l'école → Formules tarifaires — facturable en un total ou par période, jamais au mois), puis ajoutez son contenu :

Un cours individuel — matière, durée, nombre par semaine, nombre total, et la rémunération du professeur. Le nombre est obligatoire : un programme se paie une fois, donc un cours sans fin se prolongerait indéfiniment sur un prix déjà encaissé.
Un cours collectif — choisissez-en un qui existe déjà. Son nombre peut rester vide ; le cours garde son propre calendrier et paie son propre professeur.

En bas, l'économie : le chiffre d'affaires, le coût des cours individuels et celui des cours collectifs. La ligne collective ne se multiplie pas — le professeur de chorale est payé une fois quel que soit le nombre d'élèves du programme qui la rejoignent.

Inscrire un élève

Ouvrez la liste du programme et ajoutez un élève avec sa propre date de début. Pour chaque cours individuel, choisissez le professeur puis un créneau hebdomadaire ou choisissez les dates une à une ; les cours collectifs ne demandent rien. Spoteca vérifie l'ensemble avant d'enregistrer quoi que ce soit.

💳 Une seule factureL'inscription émet une facture unique pour le total du programme, avec le détail de ce qu'elle couvre — « 8 × Piano, 4 × Chant ». Si la formule est payable en plusieurs fois, ce sont des versements sous cette facture, jamais des factures séparées. Le cours collectif ne facture jamais un élève du programme : sa place est payée par le programme.

Annuler une place

Annuler sur une ligne affiche ce qui n'a pas été assuré, poste par poste, et propose de rembourser cette part du prix. C'est une suggestion ; vous la confirmez. Les séances à venir sont retirées, les inscriptions aux cours collectifs se terminent aujourd'hui, et les paiements non réglés du professeur peuvent être annulés avec. Les présences et les notes déjà enregistrées sont conservées.

L'ordre de configuration (et pourquoi il compte)

N°	Étape	Pourquoi on ne peut pas la sauter
0	Le Super Admin a créé une formule tarifaire	Une inscription exige une formule. S'il n'y en a aucune, demandez à votre Super Admin — voir le guide Super Admin.
1	Configurer les matières & les salles	Professeurs et inscriptions s'organisent par matière ; les cours peuvent être affectés à des salles.
2	Ajouter les professeurs	Un cours appartient toujours à un professeur.
3	Les professeurs renseignent leurs disponibilités	Vous ne pouvez pas réserver un créneau dont le système ignore qu'il est libre.
4	Inscrire les élèves	Inscription = élève + matière + professeur + créneau + formule. Tout le reste (planning, paiements, présences) en découle.

Tableau de bord admin — Le tableau de bord Admin — votre poste de commande quotidien.

1 · Paramètres : matières & règles

Menu latéral → Paramètres

La liste des matières proposées — les matières qu'enseigne votre école (piano, danse classique, karaté, anglais…) — apparaît partout : profils des professeurs, formulaires d'inscription, cursus, page d'inscription publique. Elle est vide au départ pour une nouvelle école, et c'est le propriétaire de l'école qui la gère depuis Super Admin → Paramètres de l'école → onglet Matières. Si le propriétaire active « Autoriser les Admins à gérer les matières » dans ses Préférences, vous pourrez aussi les ajouter et les modifier directement ici, dans les Paramètres. Cette page regroupe également vos salles de cours et les règles de l'école.

Paramètres admin — Paramètres — liste des matières et règles de l'école.

2 · Salles

Menu latéral → Calendrier → Salles

Ajoutez chaque salle physique avec un nom et les matières compatibles (la salle de batterie n'est pas faite pour les cours de violon). Marquez les salles qui acceptent les cours collectifs et indiquez leur capacité. Lors de la planification, Spoteca ne propose que des salles compatibles et libres — et garantit que deux cours ne partageront jamais une salle au même moment.

3 · Ajouter des professeurs

Menu latéral → Professeurs → Professeurs → + Ajouter un professeur

Identité & connexion — tout est obligatoire

Nom complet, un identifiant (celui avec lequel le professeur se connecte), un mot de passe (6 caractères minimum — le professeur pourra le changer), e-mail, numéro de téléphone et si ce numéro est sur WhatsApp. Une photo de profil est également requise (JPG/PNG, 600×600 max) — elle apparaît sur les plannings et sur la page « Mon professeur » de l'élève.

Matières — au moins un

Cochez chaque matière couvert par le professeur. C'est ce qui filtre les professeurs proposés lorsque vous inscrivez un élève pour cet matière.

Biographie & CV (facultatif)

Une courte biographie (visible par les élèves) et un fichier CV.

Ajouter un professeur — Le formulaire d'ajout de professeur.

Remettez au professeur son identifiant et son mot de passe, et orientez-le vers le guide du Professeur. Sa première mission est l'objet de la section suivante.

4 · Disponibilités des professeurs — l'étape critique

⚠️ Rien ne peut être planifié sans celaSpoteca ne propose des créneaux de cours qu'à l'intérieur des disponibilités déclarées d'un professeur. Un nouveau professeur n'en a aucune : il est donc impossible à réserver tant qu'aucune disponibilité n'existe. C'est de loin la raison la plus fréquente pour laquelle une nouvelle école a l'impression d'être « bloquée ».

Il existe trois façons de renseigner les disponibilités — à choisir professeur par professeur :

Option A — Vous les saisissez pour eux (la plus rapide)

Menu latéral → Professeurs → le bouton vert Disponibilités sur la fiche d'un professeur. La grille hebdomadaire que voit le professeur s'ouvre dans une fenêtre : cliquez ou glissez pour peindre les heures où il peut travailler, puis Enregistrer les disponibilités. Sans attendre que qui que ce soit se connecte.

Les cours déjà réservés apparaissent en rouge et ne peuvent pas être dépeints — annulez ou reportez d'abord le cours.
Le professeur est notifié chaque fois que vous modifiez ses horaires : rien ne bouge dans son dos.
Si votre école fonctionne à horaires fixes, appuyez d'abord sur Importer les horaires de l'école et ajustez à partir de là, plutôt que de peindre une semaine entière.

ℹ️ Vous ne voyez pas le bouton Disponibilités ?Le propriétaire de votre école l'a désactivé. Il se trouve sous Super Admin → Paramètres de l'école → Préférences → Autoriser les Admins à définir les disponibilités des professeurs et il est activé par défaut.

Option B — Les professeurs saisissent leurs propres horaires (mode indépendant)

Chaque professeur se connecte avec les identifiants que vous avez créés, ouvre Mon planning → Mes disponibilités, et peint les heures où il peut enseigner (clic ou glisser sur la grille hebdomadaire, précision de 15 minutes, puis Enregistrer les disponibilités). Il dispose du même bouton Importer les horaires de l'école. Marche à suivre complète avec captures d'écran dans le guide du Professeur.

Option C — Import groupé depuis un tableur

Pour toute une équipe d'un coup, le Super Admin importe un fichier Excel de disponibilités — une ligne par professeur / jour / créneau de 15 minutes. Voir Importer des données pour le format exact. Les professeurs peuvent affiner leur grille ensuite.

🏫 Horaires de l'école ≠ disponibilités du professeurCe sont deux choses différentes. Les horaires de l'école (Super Admin → Paramètres de l'école → Horaires de l'école) indiquent simplement quand les locaux sont ouverts — rien n'est jamais planifié à partir d'eux. Ils existent pour que vous ou un professeur puissiez appuyer sur Importer les horaires de l'école et partir d'une semaine cohérente plutôt que d'une page blanche. L'import fusionne : tout ce qui est déjà peint reste. Une fois enregistrée, la grille propre au professeur est la seule chose que lit le planificateur : les horaires du professeur priment toujours. Modifier les horaires de l'école plus tard ne réécrit jamais les disponibilités existantes de qui que ce soit.

💡 Vérifiez d'un coup d'œilOuvrez Calendrier → Planning et basculez sur la vue des disponibilités — les créneaux libres (verts) et réservés (rouges) de chaque professeur, côte à côte. Si un professeur n'affiche aucun vert, c'est qu'il n'a pas encore renseigné ses disponibilités.

5 · Ajouter & inscrire des élèves

Menu latéral → Élèves → Élèves

Deux boutons, deux usages :

+ Ajouter un élève — crée uniquement une fiche élève (aucun cours). À utiliser pour les enfants en liste d'attente ou pour les imports.
+ Inscrire — le parcours complet : crée l'élève (ou en sélectionne un existant) et son inscription avec professeur, créneau hebdomadaire et formule tarifaire. C'est votre bouton de tous les jours.

Le parcours d'inscription, étape par étape

Informations de l'élève

Le nom, un identifiant + un mot de passe provisoire (ses accès) et le numéro de téléphone sont obligatoires ; date de naissance, e-mail et adresse sont facultatifs. Élève déjà existant ? Recherchez-le par son nom. Vous inscrivez un mineur ? Au moins un parent doit être ajouté dans la section Parents du même formulaire.

Matière

Choisissez dans la liste d'matières de votre école. Un élève peut cumuler plusieurs inscriptions (piano et guitare), chacune avec son professeur, son créneau et sa formule.

Professeur & créneau

Spoteca ne liste que les professeurs enseignant cet matière, puis uniquement leurs créneaux libres et disponibles (disponibilités du professeur moins les réservations existantes). Choisissez le jour et l'heure hebdomadaires. Une salle compatible et libre peut être affectée dans la foulée. Si la formule retenue comprend 2 cours par semaine ou plus (intensif), le formulaire vous demande de choisir chaque créneau supplémentaire avec le même professeur.

Formule tarifaire

Choisissez l'une des formules de votre école. C'est elle qui pilote tout l'aspect financier : montant et cycle de facturation, rémunération du professeur, nombre de reports autorisés.

Confirmer

Cliquez sur Inscrire l'élève. Spoteca crée instantanément le cours hebdomadaire récurrent, génère le premier paiement et (si l'option est active) prévient le professeur.

Inscription — créneau et formule — Inscription — matière, professeur, créneau et formule.

Fiches élèves

Ouvrez n'importe quel élève pour avoir le tableau complet : inscriptions, cours, présences, paiements, notes, parents et champs étendus (contact d'urgence, informations médicales, origine du contact, étiquettes…). Votre école peut même définir des champs personnalisés qui apparaîtront sur chaque fiche élève.

🔒 Notes internes privées. La fiche élève comporte une section confidentielle Notes internes privées, visible uniquement par le personnel de l'école — jamais par l'élève ni par ses parents. Vous y voyez toutes les notes écrites par n'importe quel professeur au sujet de l'élève, et vous pouvez ajouter les vôtres. Les professeurs ne voient que leurs propres notes ; les super-admins peuvent supprimer n'importe quelle note.

Quand un élève arrête

Utilisez Désactiver sur l'élève. La facturation s'arrête, son historique — cours, présences, notes, factures — est conservé, et vous pouvez le réactiver plus tard. Supprimer définitivement un élève est réservé au propriétaire de l'école et sert aux comptes créés par erreur : c'est refusé si l'élève a déjà été inscrit ou facturé, car une facture est un document qu'on peut annuler, jamais effacer.

🗓️ D'abord la date de début, ensuite le créneauLe formulaire d'inscription demande quand les cours commencent avant d'afficher la grille, car c'est à cette date que la grille répond. Par défaut aujourd'hui : une inscription ordinaire demande donc exactement les mêmes clics qu'avant. Changez-la et la grille se recalcule : un cours qui se termine avant votre date de début ne retient plus son horaire. C'est ce qui permet de transformer un essai en inscription sur le même créneau — l'essai donné le matin bloquait cette heure jusqu'au soir, précisément quand vous vouliez la réserver. Choisissez un créneau et la date de début avance au premier jour correspondant à partir de la date choisie : un créneau du mardi ne commence jamais un vendredi. Quand un créneau est pris, la raison s'affiche désormais sous la grille au lieu d'une bulle qui masquait la ligne du dessus.

🎟️ Forfaits à dates choisiesUn forfait peut suivre le créneau hebdomadaire, ou vous pouvez choisir la date de chaque séance dans le formulaire d'inscription — le sélecteur ne propose que les heures où le professeur est vraiment libre, avec une salle par séance. Quand ces dates sont épuisées, l'inscription est marquée Dates à ajouter : Spoteca ne peut pas inventer les séances suivantes, ajoutez-les et l'élève est facturé normalement.

🗓️ Formules au trimestre commencées en retardQuand un élève commence une formule au trimestre après son début, il ne paie que les cours restants. Le formulaire d'inscription demande comment payer le professeur : le trimestre entier ou seulement les cours à partir de la date de début.

Deux ou trois cours par semaine ? En mode hebdomadaire, un forfait compte tous les créneaux de la semaine ensemble : un forfait de 5 séances le lundi et le jeudi donne lun., jeu., lun., jeu., lun. — et s'arrête là.

Liste des élèves — La liste des élèves après inscription.

6 · Le lien d'inscription public

D'abord, le Super Admin l'active : Paramètres de l'école → Inscription libre (page publique) — l'interrupteur fait apparaître votre lien d'inscription à copier ainsi qu'un QR code prêt à l'emploi. Partagez ensuite spoteca.com/join/votreecole sur WhatsApp, Instagram ou votre site. Les prospects créent eux-mêmes leur compte élève (nom, e-mail, mot de passe, téléphone, matière souhaitée, message) et arrivent dans vos élèves en attente — vous finalisez l'inscription quand ils sont prêts. C'est votre page de captation de contacts permanente, à vos couleurs.

Page d'inscription — La page d'inscription publique de votre école.

7 · Planning & calendrier

Menu latéral → Calendrier → Planning — la grille hebdomadaire de tous les professeurs. Elle affiche côte à côte les disponibilités et les réservations de chacun :

Disponible (réservable) Cours réservé Non disponible

Cliquez sur n'importe quel créneau vert pour y inscrire directement un élève — le formulaire d'inscription s'ouvre avec le professeur, le jour et l'heure déjà remplis. C'est la façon la plus rapide de remplir votre semaine.

📅 Seuls vos jours d'ouverture s'affichentLe planning et le calendrier montrent les jours où votre école est ouverte — votre propriétaire les coche dans Paramètres de l'école → Profil de l'école → Jours d'ouverture. Un jour qui a encore des cours ne peut pas être fermé ; si un jour fermé se retrouve malgré tout avec quelque chose de réservé, il reste sur la grille avec l'étiquette Fermé, pour que ces cours ne disparaissent jamais de la vue.

📦 Les forfaits et les cours ponctuels ne figurent pas sur cette grilleLa grille est un emploi du temps hebdomadaire : or un forfait de séances se tient à des dates choisies une à une et un cours ponctuel n'a lieu qu'une fois. Placés sur un jour de la semaine, ils prétendraient se répéter et n'afficheraient que leur première séance — un forfait de quatre séances le même mardi apparaissait comme une seule case à 16h. Une ligne au-dessus de la grille vous indique combien il y en a ; leurs vraies dates sont dans le Calendrier, chaque séance au jour où elle a réellement lieu, dans la salle réellement utilisée.

Menu latéral → Calendrier — la vue par dates : chaque séance de cours à sa date réelle, y compris les événements ponctuels, les cours collectifs et les reports. Les salles peuvent aussi être affectées depuis cet écran.

ℹ️ Cours hebdomadaire ≠ séanceUne inscription crée un cours hebdomadaire récurrent (« lundi 16h00 avec Nadia »). Spoteca génère ensuite des séances datées (lun. 12 janv., lun. 19 janv.…). Les présences, reports et annulations portent sur les séances — la trame hebdomadaire, elle, reste intacte.

8 · Reports, annulations, absences & fermetures

Les demandes de report des familles

Quand votre propriétaire a activé les demandes de report par les élèves (Préférences), un élève — ou un parent, pour son enfant — fait la demande depuis sa propre page Planning. Il choisit le cours, puis une heure parmi celles où le professeur est réellement libre ; la salle, c'est vous qui la choisissez. Tous les admins sont prévenus et vous acceptez ou refusez la demande.

Le quota est par matière. La formule fixe le nombre de reports par mois auxquels la famille a droit, et un élève qui fait piano et guitare a un quota pour chacun. Les familles voient combien il leur en reste sur leur accueil et leur planning.
Qui demande décide qui le « paie ». Un report demandé par la famille consomme un de ses reports. Un report décidé par l'école — professeur malade, salle réservée deux fois — est gratuit.
Déplacée à un autre jour : une carte orange reste à l'ancienne date, avec une flèche vers la nouvelle ; la nouvelle date affiche ↻ Déplacé depuis…. Déplacée à une autre heure le même jour : la leçon est modifiée sur place — il n'y a pas de deuxième carte — et la carte indique ↻ Déplacé depuis 14:30, pour ne jamais perdre l'ancienne heure.
Les reports permanents réécrivent le créneau hebdomadaire lui-même. Sur un forfait, un report permanent décale les séances restantes au lieu de reconstruire le forfait.
Les forfaits à dates choisies n'ont pas de créneau hebdomadaire. Cliquez sur une séance du forfait → Reporter → Rechoisir les dates restantes pour donner de nouvelles dates à toutes les séances pas encore pointées — y compris celles passées sans appel. Si elles ont bien eu lieu, pointez-les plutôt sur le calendrier.

ℹ️ Déplacer un cours ou déplacer le créneauUn report ponctuel déplace une seule date — le créneau hebdomadaire reste où il était. Un cours déplacé au mercredi 16:00 occupe donc cet horaire ce jour-là seulement, et le mercredi 16:00 reste libre pour de nouvelles inscriptions. Quand vous choisissez un créneau où tombe un cours déplacé, Spoteca l'indique ⚠ cours déplacé avec le nom de l'élève et la date. Pour changer l'horaire d'un élève pour de bon, utilisez le report permanent.

Annuler un cours — et le délai de prévenance

Dans le Calendrier, sur un cours, choisissez Annuler le cours. Spoteca demande qui demande l'annulation :

L'école — la séance n'est pas consommée. L'élève la garde.
L'élève ou la famille — cela dépend du délai de prévenance de la formule. Prévenu à temps, la séance n'est pas consommée. Avec moins de préavis que la formule ne l'exige, elle compte comme utilisée, comme une absence — et vous pouvez cocher Ne pas décompter cette séance si vous voulez être arrangeant. Une annulation tardive apparaît sur le cours comme décomptée ou non décomptée, et vous pouvez changer d'avis ensuite.

Le délai de prévenance se règle par formule, par le propriétaire, et il est désactivé par défaut. Quand il est actif, les familles ne peuvent pas non plus demander à déplacer un cours qui commence avant la fin du délai — sauf si le propriétaire accepte les demandes tardives sur cette formule.

Annuler un cours — qui le demande, et si la séance est décomptée.

Absences des professeurs

Menu → Professeurs → Absences — enregistrez maladie, congés ou absence personnelle sur une période. Spoteca retrouve chaque cours concerné et vous guide pour reprogrammer chacun sur un créneau libre ; un cours de remplacement peut ensuite être redéplacé depuis l'absence elle-même. Si aucun créneau ne convient, émettez un remboursement — en espèces, ou en avoir déduit automatiquement de la prochaine facture de l'élève.

Fermetures de l'école

Les jours fériés ferment toute l'école pour une date : chaque professeur est marqué absent et tous les cours du jour sont traités de la même façon (report ou avoir). Les dates de fermeture se règlent par le propriétaire dans Paramètres de l'école → Jours de fermeture.

Absences — Gestion des absences et des fermetures.

9 · Cours collectifs & événements

Menu latéral → Cours → Cours collectifs

Ateliers de solfège, ensembles, stages : choisissez un professeur, une salle, un jour et une heure hebdomadaires (ou une date unique pour un événement ou une audition), une formule tarifaire de groupe, et inscrivez plusieurs élèves. Les spécificités du collectif :

Capacité — plafonnez l'effectif ; les cours complets peuvent alimenter la liste d'attente.
Nombre minimum d'élèves avant facturation — ne facturez personne tant que le cours n'est pas viable (vous pouvez passer outre et démarrer la facturation manuellement).
Présences par séance — chaque séance suit la présence de chaque élève.
Forfaits de séances à vos propres dates — choisissez Planifier N séances lorsqu'un forfait prépayé ne suit pas un rythme hebdomadaire. Sélectionnez un forfait prépayé et le sélecteur affiche exactement le nombre de séances vendues : une date et une heure par séance. Remplir chaque semaine à partir de la première date crée un rythme hebdomadaire en un clic, que vous ajustez ensuite. Chaque heure est choisie parmi les disponibilités du professeur à cette date, ses cours existants étant grisés et les jours de fermeture signalés. Un forfait à dates libres ne se renouvelle pas automatiquement : à la fin des séances, vous créez le forfait suivant.
Événements ponctuels — indiquez une date au lieu d'un jour hebdomadaire pour les auditions, masterclasses et journées portes ouvertes. Choisissez d'abord la date, puis l'heure parmi les disponibilités du professeur à cette date : les heures où il enseigne déjà sont grisées et les jours de fermeture signalés, de sorte que vous voyez le conflit avant d'enregistrer.

Un cours qui se tient plusieurs fois par semaine

La danse, les arts martiaux, la gymnastique et les programmes d'ensemble se vendent généralement deux ou trois fois par semaine. Ne créez pas un cours par jour de la semaine — cela facture chaque élève deux fois et coupe la feuille de présence en deux.

Configurez plutôt le Créneau 1 — jour, heure et salle — puis appuyez sur + Ajouter un créneau pour la deuxième séance hebdomadaire, et encore pour une troisième. Il n'y a pas de limite.

Deux séances le même jour sont possibles. Un cours peut se tenir sur autant de jours que vous voulez, et deux fois le même jour — mardi 16h et mardi 18h sont deux séances, chacune avec sa feuille de présence, ses notes et ses présences. Seul le même jour à la même heure est refusé : c'est une séance saisie deux fois.
Chaque créneau a son jour, son heure et sa salle. Mardi 17 h dans le grand studio et jeudi 18 h 30 dans le petit forment un seul cours, pas deux.
Les heures proviennent des disponibilités du professeur pour ce jour — le même sélecteur que le créneau 1, et non un champ libre. Les créneaux où il enseigne déjà sont grisés.
Les salles sont affichées libres ou occupées au jour et à l'heure de ce créneau, exactement comme lors de la réservation d'un cours individuel. Vous choisissez parmi ce qui est réellement libre au lieu de découvrir le conflit plus tard.

Tout ce qui suit compte chaque créneau : la feuille de présence, le calendrier, le nombre de séances sur la facture et la rémunération du professeur par cours. Un cours bihebdomadaire tient deux fois plus de séances dans le mois, et il est tarifé et payé en conséquence.

Quels types de cours utilisent les créneauxLes séances hebdomadaires supplémentaires concernent les cours collectifs récurrents. Un événement ponctuel est une date unique, et un carnet de séances se déroule aux dates que vous choisissez — ni l'un ni l'autre n'utilise de créneaux.

Créneaux d'un cours collectif — Créneau 1 et Créneau 2 — chacun avec son jour, son heure et ses salles. Les heures viennent des disponibilités du professeur ; les salles indiquent lesquelles sont libres.

🎟️ Forfaits en cours collectifsChaque élève qui rejoint un cours au forfait reçoit les séances du forfait à partir de son premier jour et les paie, même s'il arrive tard — le cours ajoute seulement les séances nécessaires. Si la formule ne se renouvelle pas, l'élève quitte le cours après sa dernière séance : la liste affiche forfait terminé — ajoutez-le à nouveau, et l'ajouter à nouveau vend un nouveau forfait. Si elle se renouvelle, il est facturé pour le forfait suivant avant la fin de celui-ci. Un professeur payé au forfait est payé pour chaque séance du cours.

📦 Essais et formules au trimestre en cours collectifsUne formule d'essai correspond à une séance : elle ne sert qu'aux événements ponctuels. Les cours collectifs peuvent aussi utiliser des formules au trimestre ; si vous en activez une après le début du trimestre, choisissez si le professeur est payé pour tout le trimestre ou seulement pour les séances à partir de la date de début.

Brouillon → Activation : rien n'est facturé avant votre feu vert

Un nouveau cours collectif est créé en BROUILLON. Un brouillon ne facture personne — ni facture élève, ni rémunération professeur — et n'a aucune feuille de présence. C'est volontaire : un cours qui n'a pas commencé n'a pas de séances à pointer, et une feuille vide incitait à pointer les présences d'un cours qui n'existait pas encore.

Inscrivez vos élèves, puis activez. Le bandeau du cours porte une date de début et un bouton :

Laissez la date d'aujourd'hui et le bouton affiche Activer maintenant.
Choisissez une date future — le premier lundi du trimestre prochain, par exemple — et le bouton l'annonce : Activer à partir du 12 oct. Même action, début plus tard.

L'effectif minimum n'est ici qu'un avertissement. Si vous activez avec moins d'élèves que le minimum, Spoteca vous indique combien sont inscrits et vous demande si vous voulez continuer. Il ne refuse jamais en silence, et il ne démarre jamais la facturation tout seul.

Ce que fait réellement l'activation

Trois choses, toutes datées de la date de début choisie :

La feuille de présence démarre. Les séances sont listées à partir de la date de début, une ligne par séance hebdomadaire et par créneau, chacune à l'heure de son propre créneau. Rien avant la date de début n'apparaît — un cours qui commence lundi prochain ne traîne pas quinze jours de séances vides derrière lui.
Les factures élèves sont émises, une par élève inscrit, au statut IMPAYÉE.
La rémunération du professeur est émise, au statut IMPAYÉE, selon la base de calcul de la formule — ou rien d'avance si le professeur n'est payé qu'aux séances assurées.

La période facturée dépend de la formule :

Type de formule	Ce que facture la date de début
Mensuelle / récurrente	Le mois où le cours commence réellement. Activer en septembre pour un début en octobre émet une facture d'octobre, pas de septembre. Un début en cours de mois ne compte que les séances à partir de ce jour pour le premier mois ; chaque mois suivant est un mois entier.
Par trimestre	Le trimestre contenant la date de début, au prorata des séances qui y restent. Si la formule a la reconduction automatique activée, elle est refacturée à chaque trimestre suivant.
Carnet de séances	Les séances du carnet sont générées à partir de la date de début.

Marquer ces factures payées relève des Paiements / Rémunérations des professeurs habituels.

Activation d'un cours collectif en brouillon — Le bandeau brouillon : qui est inscrit, ce que l'activation va facturer, la date de début, et Activer maintenant.

⚠️ Pas de feuille de présence sur un groupe ?Il est encore en brouillon. Inscrivez les élèves, indiquez la date de début, appuyez sur Activer maintenant. Si un cours bihebdomadaire n'affiche qu'un seul jour, la deuxième séance n'a jamais été ajoutée comme créneau — modifiez le cours et utilisez + Ajouter un créneau.

💸 Fermer un groupe — remboursements & rémunération du professeurLorsque vous désactivez un groupe, une fenêtre vous permet de rembourser chaque élève inscrit — le montant qu'il a versé est pré-rempli, et vous pouvez le réduire, rembourser intégralement, ou le mettre à zéro élève par élève. Si le groupe ferme parce que le professeur ne peut pas l'assurer, cochez la case pour annuler la facture impayée du professeur sur ce groupe dans la même opération. Les remboursements sont consignés sur la facture de chaque élève (qui les voit dans ses Paiements) et sont déduits sous forme d'une ligne « Remboursements » dans vos rapports financiers, ce qui abaisse le chiffre d'affaires net. Les paiements déjà versés aux professeurs ne sont pas touchés.

Confier un cours à un autre professeur

Ouvrez le cours et cliquez sur Changer de professeur. Choisissez le nouveau professeur, puis ce qu'il advient de la rémunération de cette période :

Partager — chacun est payé pour les séances qu'il assure ;
La laisser au professeur actuel ;
Donner toute la période au nouveau professeur.

Les élèves, la feuille de présence et la facturation restent exactement tels quels — seul le professeur change — et le changement est enregistré dans le journal d'audit.

Changer le professeur d'un cours collectif — Changer de professeur — et choisir qui est payé pour cette période.

👥 Les élèves d'un cours collectif sont des élèves à part entièreChaque membre d'un cours collectif est inscrit comme n'importe quel élève : il apparaît dans Élèves avec son professeur, il compte parmi les Inscrits, ses présences au cours collectif figurent dans son propre historique, et il n'est jamais signalé « sans professeur ». Il y a une seule feuille de présence par cours, commune au professeur et au secrétariat — Présent ou Absent par élève et par séance.

11 · Paiements & codes promo

🚫 Renoncer à une facture que vous n'encaisserez pasSur toute facture impayée, Annuler la marque comme n'étant plus due — le plus souvent lorsque les frais d'essai d'un élève sont intégrés à la formule qu'il a souscrite. La facture reste au dossier (vous voyez donc toujours que l'essai a eu lieu), mais elle sort à la fois du chiffre d'affaires et des impayés dans les rapports financiers. Vous changez d'avis ? Restaurer la remet en impayée. Si un professeur doit être rémunéré pour le même cours, il vous sera demandé si vous souhaitez annuler sa facture également — décochez la case lorsque le professeur doit tout de même être payé pour avoir donné le cours.

Menu latéral → Finances → Paiements des élèves

💚 Vous ne créez jamais de facture à la mainChaque inscription active génère ses paiements automatiquement selon sa formule (récurrent, par trimestre, par carnet…). Votre rôle se limite à les marquer payés à mesure que l'argent rentre.

🧾 « Ajouter des frais » — pour tout ce qui n'est pas un coursFrais d'inscription, frais d'examen, location d'instrument, livres, pénalité de retard. Choisissez l'élève, choisissez le motif, saisissez le montant, et au besoin une description, une échéance et le mode de paiement. Il n'y a ni mois ni nombre de cours, car des frais d'inscription n'en ont pas — et pas de code promo. Cela devient une facture ordinaire : elle apparaît dans la liste, compte dans les rapports financiers, et imprime son motif sur la facture et le reçu à la place de la ligne de cours. Vous ne facturez jamais les cours à la main — pour facturer des cours, inscrivez l'élève et le forfait s'en charge.

Statuts — Payé, Impayé, Partiel, En retard, Annulé. Les élèves en retard sont signalés automatiquement et peuvent recevoir des relances.
Documents — chaque paiement produit une facture numérotée et, une fois réglé, un reçu numéroté (PDF, à vos couleurs). Il existe aussi des reçus de remboursement.
Codes promo Finances → Codes promo — remises en pourcentage ou en montant fixe ; pour tout le monde ou pour les élèves que vous cochez, sur toutes les formules ou seulement celles que vous cochez ; avec plafonds d'utilisation et dates d'expiration. Appliquée au moment du paiement, la remise laisse une trace.
Avoirs — les remboursements émis sous forme d'avoir restent attachés à l'inscription et sont déduits de la facture suivante.

🧾 Factures payées en plusieurs versementsLorsqu'un forfait est payable en plusieurs fois, le trimestre ou la période reste une seule facture pour le montant total — c'est la créance, et c'est elle qui figure sur le PDF. Ses versements apparaissent en retrait juste en dessous, chacun avec sa propre échéance et son propre bouton Marquer payé. Régler des versements fait passer la facture en Partiel et affiche le solde restant ; le dernier la solde. Marquer la facture elle-même comme payée règle tous les versements d'un coup, et l'annuler retire ceux encore dus sans toucher à ce qui a déjà été payé. Les dates sont d'abord réparties à parts égales sur la période — c'est un calcul, pas un accord : cliquez sur le ✏️ à côté d'une date pour la déplacer vers celle que vous avez réellement convenue avec la famille. Une date déplacée le reste : la facturation nocturne ne réécrit jamais une date fixée à la main. Les familles voient le même échéancier, en lecture seule, dans Paiements — et reçoivent un rappel avant chaque versement, pas seulement le premier.

💵 Encaisser un paiement — et l'élève qui part en cours de moisEncaisser sur une facture impayée propose trois façons de la solder : payer en totalité, payer les cours suivis — la valeur des cours réellement donnés sur la période, avec le compte, par ex. 2 cours sur 10 donnés · 40 $ — ou un montant libre. Un cours compte comme donné s'il a été donné, manqué, ou annulé trop tard pour être rendu : une absence reste donc facturée. Si vous encaissez moins que le solde, Spoteca pose une seule question, « Et le reste ? » : le laisser dû (l'élève continue — la facture passe à Partiel avec le solde en dessous) ou l'abandonner (l'élève s'arrête — la facture est ramenée au montant encaissé et soldée, en gardant trace du montant d'origine). Un paiement ne ramène jamais une facture en dessous de ce qui a déjà été encaissé : rendre de l'argent est un remboursement, et c'est une autre décision.

🏷️ Les codes promo sont réservés au propriétaireSeul le propriétaire de l'école (Super Admin) voit Finances → Codes promo et crée des codes. Toute personne qui enregistre des paiements peut appliquer un code existant avec Appliquer un code promo sur la facture.

👨‍👩‍👦 Cibler un code promo — et le cas des fratriesUn code porte deux ensembles et un choix. Élèves : Tout le monde, ou cochez exactement qui est concerné — cochez les deux frères et un seul code sert la famille. Formules : Toutes les formules, ou cochez celles visées, pour que les 10% portent sur le piano et non la guitare. Mode d'application : automatique — chaque future facture de cours pour ces élèves sur ces formules est remisée sans que personne ne saisisse quoi que ce soit : renouvellement mensuel, première facture à l'inscription, factures de trimestre et de forfait, places en cours collectifs — ou à la main, seule façon de l'appliquer à des frais. Le plus précis l'emporte et les remises ne se cumulent jamais : si « tout le monde, 10% » et « Kevin sur Standard, 16,67% » conviennent tous deux, c'est celui qui nomme l'élève qui s'applique. Une limite d'utilisation se compte au total ou par élève — choisissez par élève pour une remise familiale, sinon dix factures seront consommées par les premiers facturés. Cours uniquement, en automatique — des frais d'inscription ou d'examen ne sont jamais remisés seuls. Les factures déjà émises ne changent pas : appliquez le code à la main une fois pour le mois en cours. Un code est modifiable tant qu'il n'a pas servi ; ensuite, seuls sa description, sa limite et son expiration changent.

🛑 Arrêter une seule matière — ce qu'il advient de l'argent× Annuler le cours sur une inscription annonce à l'avance ce qu'il va faire et pose la question de tout ce qui coûte de l'argent. La facture de la période en cours est ramenée aux cours déjà donnés — elle n'est pas abandonnée — avec le calcul affiché (2 cours sur 10 donnés → 40 $) ; vous pouvez aussi laisser le montant dû en totalité, ou annuler la facture entièrement. Une facture pour une période où rien n'a été donné est annulée, et une période déjà terminée reste telle quelle. Une période payée garde ses cours jusqu'au bout ; une période partiellement payée ne garde que les cours couverts par la somme versée. La facture impayée du professeur est calculée de la même façon : le payer pour les cours qu'il a donnés (choix par défaut dès qu'il en a donné — deux sur huit deviennent deux), la payer en totalité, ou l'annuler (choix par défaut si aucun cours n'a été donné). Le professeur est informé de laquelle des trois a été retenue, et une facture déjà réglée n'est jamais modifiée. Un cours encore prévu aujourd'hui fait l'objet d'une question à part : le garder, le retirer, ou le déplacer vers une autre inscription de l'élève.

Paiements — générés automatiquement, suivis par statut.

🕑 Historique — tout ce qui s'est passé, dans l'ordreÉlèves → Historique liste, du plus récent au plus ancien, les cours d'un élève — ou de toute l'école — (présent, absent, non pointé, annulé et par qui, reporté et à quand), l'argent (facture émise, payée, payée en partie, annulée, remboursée) et les inscriptions. Filtrez par élève, professeur, matière, type et dates ; une ligne au-dessus totalise ce qui est affiché, et Exporter en CSV télécharge exactement cela — pratique quand une famille conteste une facture. Pour un seul élève : le bouton Historique sur sa ligne dans Élèves, ou l'onglet Historique de sa page.

🕑 Professeurs → HistoriqueLa page Historique a un sélecteur Élèves | Professeurs en haut. Professeurs → Historique l'ouvre côté professeurs : les cours donnés par chaque professeur (un cours collectif une seule fois, avec son appel compté), ses absences, sa paie — fiche émise, payée, annulée — et les élèves qui ont commencé ou arrêté avec lui. Pour un seul professeur, utilisez l'onglet Historique de sa page. Professeurs, élèves et parents ont aussi leur propre page Historique, qui ne montre que leurs propres cours et paiements.

💸 DépensesFinances → Dépenses liste les dépenses de l'école (loyer, réparations, matériel) et permet d'en ajouter. Les admins ne la voient que si le propriétaire active « Autoriser les admins à gérer les dépenses » dans Paramètres de l'école → Préférences ; sinon les dépenses restent réservées au propriétaire.

12 · Paiements des professeurs

Menu latéral → Finances → Paie des professeurs

La rémunération des professeurs est calculée automatiquement chaque mois : cours dispensés × tarif professeur de la formule (avec les tarifs personnalisés là où ils sont définis). Les formules marquées payées à la présence ne comptent que les séances marquées Présent. Appliquez des retenues avec un justificatif si nécessaire, marquez les versements comme effectués, et exportez un relevé de paie PDF par professeur. Les professeurs voient les mêmes chiffres dans leur propre portail — finies les querelles de tableurs.

Paiements des professeurs — La paie des professeurs, calculée pour vous.

13 · Présences & notes de cours

Menu latéral → Calendrier (les admins peuvent les saisir ; ce sont généralement les professeurs qui le font). Statuts : Présent, Absent, En retard, Excusé. Les présences sont liées aux paiements là où c'est pertinent (formules payées à la présence) et alimentent le système de signalement des élèves.

👥 Cours collectifs : la feuille suit l'activationUn cours collectif n'affiche aucune feuille de présence tant qu'il est en brouillon. Une fois activé, il liste chaque jour où le cours se tient — tous ses créneaux hebdomadaires, chacun à son heure propre — à partir de la date d'activation et jamais avant. S'il manque un jour, c'est que cette séance n'a jamais été ajoutée comme créneau : voir la section 9.

🕘 L'horloge de qui ?Si votre directeur a défini le fuseau horaire de l'école, chaque heure de cette page — ainsi que du calendrier, du planning et des horodatages des factures et reçus — est affichée dans le fuseau de l'école, quel que soit l'appareil que vous utilisez. Si aucun fuseau n'a été défini, les heures suivent l'horloge de votre appareil, exactement comme avant. Cela se règle dans Paramètres de l'école → Profil de l'école.

Menu latéral → Élèves → Notes de cours vous donne une vue d'ensemble de toutes les notes rédigées par les professeurs — contenu, devoirs, appréciation et pièces jointes — pour que vous sachiez toujours que l'enseignement se déroule et que les parents reçoivent un retour. Deux onglets : Notes rédigées, et Notes à rédiger — chaque cours marqué Présent au cours des 90 derniers jours qui n'a toujours pas de note, avec l'élève, la date et le professeur, pour repérer d'un coup d'œil qui a du retard. Les filtres par élève, professeur et date s'appliquent aux deux onglets.

📝 Rédiger une note depuis le calendrierDans Calendrier, dès qu'un cours est marqué Présent, un bouton + Note y apparaît. Il ouvre la même note de cours que celle du professeur — appréciation, thèmes, observations et devoirs — pour que vous puissiez la remplir à sa place ; elle est toujours enregistrée au nom du professeur qui a donné le cours, jamais au vôtre. Les cours marqués Absent ou annulés affichent + Remarque à la place : une simple ligne du type « a prévenu qu'il était malade », puisqu'il n'y a pas de cours à évaluer. Cette remarque est visible par l'élève et ses parents dans leur calendrier — pour tout ce qui est confidentiel, utilisez plutôt les notes internes de la fiche élève.

Présences — Vue d'ensemble des présences.

14 · Messages & annonces

Messages Messages — discussion directe avec n'importe quel professeur, élève ou parent. Accusés de lecture et réactions inclus ; chaque conversation est archivée au même endroit (adieu, chaos WhatsApp).

Annonces Messages → Annonces — diffusions collectives : tous les élèves, tous les professeurs, ou tout le monde. Idéal pour les fermetures de vacances, les invitations aux auditions, les changements de règlement. Les destinataires reçoivent une notification dans l'application (et une notification push s'ils l'ont autorisée).

15 · Liste d'attente, parents & rapports

Liste d'attente Élèves → Liste d'attente — mettez en réserve ceux qui veulent une place avant que vous n'en ayez une ; dès qu'un créneau se libère, prévenez-les et inscrivez-les en deux clics. Détails ci-dessous.
Parents Élèves → Parents — rattachez les parents aux élèves. Chaque parent ajouté reçoit son propre accès au portail Parent : vous choisissez son identifiant et son mot de passe sur le même formulaire que son nom, et pouvez donc les lui transmettre immédiatement. Si le parent possède déjà un compte Spoteca, recherchez-le en haut de la fiche parent pour le rattacher : son nom et ses coordonnées proviennent alors de ce compte.
Rapports Élèves → Rapports — bilans de progression par élève et synthèses à l'échelle de l'école, exportables en PDF à vos couleurs.
Progression Élèves → ⋯ Plus → Progression — compétences, répertoire, badges, objectif de pratique et Examens et évaluations : enregistrez un examen avant qu'il ait lieu et ajoutez la note ensuite, qu'il soit organisé par votre école ou passé dans l'école de l'élève. Les professeurs ne peuvent saisir que les matières qu'ils enseignent à cet élève ; vous pouvez enregistrer n'importe quelle matière.

🔗 Votre lien d’inscription — ce qui se passe quand quelqu’un postuleSuper Admin → Paramètres → Inscription → Votre lien d’inscription en décide. Désactivé : on indique au visiteur que vous n’acceptez pas de candidatures. Demande simple : il confirme son e-mail avec un code à six chiffres, puis laisse un nom, un téléphone et la matière souhaitée — ni compte ni mot de passe, personne ne peut se connecter à votre école depuis ce formulaire. La demande arrive dans Élèves → Liste d’attente, jamais sur votre page Élèves, et aucun élève n’existe tant que vous ne l’inscrivez pas. Vous êtes prévenu à chaque fois, et la notification ouvre la liste d’attente.

📋 Suivre un contact dans la liste d’attenteAjouter une note écrit une ligne datée à votre nom — « Appelée, pas de réponse » — distincte du message du candidat. Prévenir lui annonce qu’une place se libère. Inscrire comme élève ouvre le formulaire d’inscription avec son nom, téléphone, e-mail et matière déjà remplis, et marque la fiche comme Inscrit une fois enregistrée. Auparavant « Marquer inscrit » ne changeait qu’une étiquette.

🤔 « Je vais réfléchir » — le troisième bouton d'une candidatureQuelqu'un remplit votre lien d'inscription, vous l'appelez, et il veut réfléchir. Approuver lui ouvrirait le portail élève et lui enverrait un e-mail de bienvenue ; Refuser se lit comme un rejet ; Supprimer jette son téléphone, son e-mail et le message disant ce qu'il veut. Utilisez plutôt Mettre en liste d'attente : le nom, le téléphone, l'e-mail et le message sont copiés dans Élèves → Liste d'attente comme demande, et la fiche élève est supprimée — votre page Élèves reste une liste de vrais élèves et le contact reste disponible. Inscrivez-le depuis la liste d'attente quand il dit oui. Refusé pour quiconque a déjà un cours ou une facture : c'est un historique, pas une candidature.

La liste d'attente

Une liste d'attente est surtout composée de personnes qui ne sont pas encore élèves — un parent qui a appelé mardi, quelqu'un qui s'est renseigné après un concert. Elle ne vous demande donc pas de créer d'abord une fiche élève. Appuyez sur Ajouter à la liste et remplissez :

Nom de l'élève — obligatoire. Tapez-le simplement ; pas de compte, pas d'identifiant, pas de mot de passe.
Numéro de téléphone — facultatif mais précieux. Un prospect n'a pas d'accès Spoteca : le téléphone est donc votre moyen de le joindre quand une place se libère.
Matière — obligatoire, choisie dans la liste de matières de votre école, celle-là même que lisent le formulaire professeur et l'inscription.
Professeur, jours préférés et notes — tous facultatifs.

💡 « Autre » est un outil d'étude de marchéLa liste des matières se termine par Autre…, qui ouvre un champ libre. Utilisez-le quand on vous demande une matière que vous n'enseignez pas — violoncelle, oud, solfège. Ces entrées constituent discrètement un relevé de la demande que vous refusez aujourd'hui : la meilleure preuve dont vous disposerez pour décider quoi ajouter ensuite.

Quand une place se libère, marquez l'entrée Prévenu, puis Inscrit une fois la place prise. Les entrées sans suite peuvent être marquées Expiré plutôt que supprimées, ce qui préserve l'historique.

16 · Votre compte & l'aide

Mon compte

Menu → Mon compte — vos propres nom, e-mail, téléphone, adresse et photo, ainsi que votre mot de passe. Changer d'e-mail demande votre mot de passe actuel et envoie un lien de confirmation à la nouvelle adresse ; rien ne change tant que vous ne l'avez pas cliqué. Votre nom d'utilisateur ne peut pas être modifié.

🔐 Changer votre mot de passe déconnecte vos autres appareilsChangez votre mot de passe — ou demandez à un administrateur de le réinitialiser, ou utilisez le lien de mot de passe oublié — et tout autre navigateur ou téléphone connecté à ce compte est déconnecté en cinq minutes environ. L'appareil utilisé pour le changement reste connecté. C'est l'objectif : si quelqu'un s'est introduit dans un compte, changer le mot de passe l'en expulse. Cela vaut aussi pour tout mot de passe défini par un administrateur pour un professeur, un élève ou un parent.

Demander à l'IA

Le bouton ? dans le coin ouvre Demander à l'IA et ce tutoriel. L'IA répond dans votre langue aux questions sur l'utilisation de Spoteca, et elle voit comment votre école est configurée — jours d'ouverture, professeurs, formules, cours — si bien que « pourquoi je ne peux pas réserver le vendredi ? » reçoit une réponse sur votre école. Elle ne voit ni les dossiers ni les paiements de personne. Sous chaque réponse, dites-nous d'un 👍 ou d'un 👎 si elle vous a aidé — un 👎 remonte à l'équipe Spoteca pour que la réponse soit corrigée.

Si les modifications sont désactivées

Si la facture Spoteca de l'école est en retard, un bandeau apparaît en haut et les modifications sont suspendues jusqu'à ce que le propriétaire la règle. Tout reste consultable et rien n'est perdu. Les professeurs, élèves et parents voient seulement une invitation à contacter le secrétariat.

FAQ

Je ne peux choisir aucun créneau à l'inscription — la liste est vide.

Le professeur choisi n'a pas (ou plus) de disponibilités, ou le jour n'est pas un jour d'ouverture de l'école. Voir la section 4 — soit le professeur n'a pas rempli sa grille, soit tous ses créneaux sont déjà pris.

Un élève peut-il apprendre deux matières ?

Oui — ajoutez une deuxième inscription au même élève. Chaque inscription a son professeur, son créneau, sa formule, ses factures et son quota de reports.

Comment fonctionnent les cours d'essai ?

Créez une formule Essai (ponctuelle). Inscrivez-y le prospect ; après la séance, passez-le sur une formule complète. Un essai se termine le lendemain de sa dernière séance. Si les frais d'essai sont inclus dans la formule choisie, Annulez la facture d'essai.

Un parent veut déplacer uniquement le cours de jeudi.

Il peut le demander depuis sa page Planning, ou vous déplacez cette seule séance depuis le calendrier — le créneau hebdomadaire n'est pas touché. Un report demandé par la famille consomme un de ses reports du mois ; un report décidé par l'école est gratuit.

Une famille a annulé une heure avant le cours.

Annulez-le comme demandé par l'élève ou la famille. Si la formule a un délai de prévenance et que l'annulation tombe dedans, la séance est décomptée — cochez Ne pas décompter cette séance si vous préférez ne pas la compter.

Et si un professeur s'en va ?

Confiez chacun de ses cours collectifs à un autre professeur avec Changer de professeur, réaffectez ses élèves individuels depuis sa page, puis désactivez le compte. L'historique est conservé.

Puis-je supprimer un élève ?

Désactivez-le — la facturation s'arrête et son historique est conservé. Seul le propriétaire peut supprimer définitivement, et uniquement un compte jamais inscrit ni facturé.

Suivant → Le guide du Professeur : disponibilités, cours, notes & rémunération