🗂️ Admin — Gestion quotidienne

Le guide de l'Admin

C'est vous qui faites tourner l'école au quotidien : professeurs, élèves, planning, paiements et communication. Ce guide suit l'ordre exact qui met une école en marche — Professeurs → Disponibilités → Élèves → Planning — puis passe en revue tous les outils que vous utiliserez chaque jour.

L'ordre de configuration (et pourquoi il compte)

N°	Étape	Pourquoi on ne peut pas la sauter
0	Le Super Admin a créé une formule tarifaire	Une inscription exige une formule. S'il n'y en a aucune, demandez à votre Super Admin — voir le guide Super Admin.
1	Configurer les matières & les salles	Professeurs et inscriptions s'organisent par matière ; les cours peuvent être affectés à des salles.
2	Ajouter les professeurs	Un cours appartient toujours à un professeur.
3	Les professeurs renseignent leurs disponibilités	Vous ne pouvez pas réserver un créneau dont le système ignore qu'il est libre.
4	Inscrire les élèves	Inscription = élève + matière + professeur + créneau + formule. Tout le reste (planning, paiements, présences) en découle.

Tableau de bord admin — Le tableau de bord Admin — votre poste de commande quotidien.

1 · Paramètres : matières & règles

Menu latéral → Académie → Paramètres

La liste des matières proposées — les matières qu'enseigne votre école (piano, danse classique, karaté, anglais…) — apparaît partout : profils des professeurs, formulaires d'inscription, cursus, page d'inscription publique. Elle est vide au départ pour une nouvelle école, et c'est le propriétaire de l'école qui la gère depuis Super Admin → Paramètres de l'école → onglet Matières. Si le propriétaire active « Autoriser les Admins à gérer les matières » dans ses Préférences, vous pourrez aussi les ajouter et les modifier directement ici, dans les Paramètres. Cette page regroupe également vos salles de cours et les règles de l'école.

Paramètres admin — Paramètres — liste des matières et règles de l'école.

2 · Salles

Menu latéral → Académie → Salles

Ajoutez chaque salle physique avec un nom et les matières compatibles (la salle de batterie n'est pas faite pour les cours de violon). Marquez les salles qui acceptent les cours collectifs et indiquez leur capacité. Lors de la planification, Spoteca ne propose que des salles compatibles et libres — et garantit que deux cours ne partageront jamais une salle au même moment.

3 · Ajouter des professeurs

Menu latéral → Professeurs → Professeurs → + Ajouter un professeur

Identité & connexion — tout est obligatoire

Nom complet, un identifiant (celui avec lequel le professeur se connecte), un mot de passe (6 caractères minimum — le professeur pourra le changer), e-mail, numéro de téléphone et si ce numéro est sur WhatsApp. Une photo de profil est également requise (JPG/PNG, 600×600 max) — elle apparaît sur les plannings et sur la page « Mon professeur » de l'élève.

Matières — au moins un

Cochez chaque matière couvert par le professeur. C'est ce qui filtre les professeurs proposés lorsque vous inscrivez un élève pour cet matière.

Biographie & CV (facultatif)

Une courte biographie (visible par les élèves) et un fichier CV.

Ajouter un professeur — Le formulaire d'ajout de professeur.

Remettez au professeur son identifiant et son mot de passe, et orientez-le vers le guide du Professeur. Sa première mission est l'objet de la section suivante.

4 · Disponibilités des professeurs — l'étape critique

⚠️ Rien ne peut être planifié sans celaSpoteca ne propose des créneaux de cours qu'à l'intérieur des disponibilités déclarées d'un professeur. Un nouveau professeur n'en a aucune : il est donc impossible à réserver tant qu'aucune disponibilité n'existe. C'est de loin la raison la plus fréquente pour laquelle une nouvelle école a l'impression d'être « bloquée ».

Il existe trois façons de renseigner les disponibilités — à choisir professeur par professeur :

Option A — Vous les saisissez pour eux (la plus rapide)

Menu latéral → Professeurs → le bouton vert Disponibilités sur la fiche d'un professeur. La grille hebdomadaire que voit le professeur s'ouvre dans une fenêtre : cliquez ou glissez pour peindre les heures où il peut travailler, puis Enregistrer les disponibilités. Sans attendre que qui que ce soit se connecte.

Les cours déjà réservés apparaissent en rouge et ne peuvent pas être dépeints — annulez ou reportez d'abord le cours.
Le professeur est notifié chaque fois que vous modifiez ses horaires : rien ne bouge dans son dos.
Si votre école fonctionne à horaires fixes, appuyez d'abord sur Importer les horaires de l'école et ajustez à partir de là, plutôt que de peindre une semaine entière.

ℹ️ Vous ne voyez pas le bouton Disponibilités ?Le propriétaire de votre école l'a désactivé. Il se trouve sous Super Admin → Paramètres de l'école → Préférences → Autoriser les Admins à définir les disponibilités des professeurs et il est activé par défaut.

Option B — Les professeurs saisissent leurs propres horaires (mode indépendant)

Chaque professeur se connecte avec les identifiants que vous avez créés, ouvre Mon planning → Mes disponibilités, et peint les heures où il peut enseigner (clic ou glisser sur la grille hebdomadaire, précision de 15 minutes, puis Enregistrer les disponibilités). Il dispose du même bouton Importer les horaires de l'école. Marche à suivre complète avec captures d'écran dans le guide du Professeur.

Option C — Import groupé depuis un tableur

Pour toute une équipe d'un coup, le Super Admin importe un fichier Excel de disponibilités — une ligne par professeur / jour / créneau de 15 minutes. Voir Importer des données pour le format exact. Les professeurs peuvent affiner leur grille ensuite.

🏫 Horaires de l'école ≠ disponibilités du professeurCe sont deux choses différentes. Les horaires de l'école (Super Admin → Paramètres de l'école → Horaires de l'école) indiquent simplement quand les locaux sont ouverts — rien n'est jamais planifié à partir d'eux. Ils existent pour que vous ou un professeur puissiez appuyer sur Importer les horaires de l'école et partir d'une semaine cohérente plutôt que d'une page blanche. L'import fusionne : tout ce qui est déjà peint reste. Une fois enregistrée, la grille propre au professeur est la seule chose que lit le planificateur : les horaires du professeur priment toujours. Modifier les horaires de l'école plus tard ne réécrit jamais les disponibilités existantes de qui que ce soit.

💡 Vérifiez d'un coup d'œilOuvrez Académie → Planning et basculez sur la vue des disponibilités — les créneaux libres (verts) et réservés (rouges) de chaque professeur, côte à côte. Si un professeur n'affiche aucun vert, c'est qu'il n'a pas encore renseigné ses disponibilités.

5 · Ajouter & inscrire des élèves

Menu latéral → Élèves → Élèves

Deux boutons, deux usages :

+ Ajouter un élève — crée uniquement une fiche élève (aucun cours). À utiliser pour les enfants en liste d'attente ou pour les imports.
+ Inscrire — le parcours complet : crée l'élève (ou en sélectionne un existant) et son inscription avec professeur, créneau hebdomadaire et formule tarifaire. C'est votre bouton de tous les jours.

Le parcours d'inscription, étape par étape

Informations de l'élève

Le nom, un identifiant + un mot de passe provisoire (ses accès) et le numéro de téléphone sont obligatoires ; date de naissance, e-mail et adresse sont facultatifs. Élève déjà existant ? Recherchez-le par son nom. Vous inscrivez un mineur ? Au moins un parent doit être ajouté dans la section Parents du même formulaire.

Matière

Choisissez dans la liste d'matières de votre école. Un élève peut cumuler plusieurs inscriptions (piano et guitare), chacune avec son professeur, son créneau et sa formule.

Professeur & créneau

Spoteca ne liste que les professeurs enseignant cet matière, puis uniquement leurs créneaux libres et disponibles (disponibilités du professeur moins les réservations existantes). Choisissez le jour et l'heure hebdomadaires. Une salle compatible et libre peut être affectée dans la foulée. Si la formule retenue comprend 2 cours par semaine ou plus (intensif), le formulaire vous demande de choisir chaque créneau supplémentaire avec le même professeur.

Formule tarifaire

Choisissez l'une des formules de votre école. C'est elle qui pilote tout l'aspect financier : montant et cycle de facturation, rémunération du professeur, nombre de reports autorisés.

Confirmer

Cliquez sur Inscrire l'élève. Spoteca crée instantanément le cours hebdomadaire récurrent, génère le premier paiement et (si l'option est active) prévient le professeur.

Inscription — créneau et formule — Inscription — matière, professeur, créneau et formule.

Fiches élèves

Ouvrez n'importe quel élève pour avoir le tableau complet : inscriptions, cours, présences, paiements, notes, parents et champs étendus (contact d'urgence, informations médicales, origine du contact, étiquettes…). Votre école peut même définir des champs personnalisés qui apparaîtront sur chaque fiche élève.

🔒 Notes internes privées. La fiche élève comporte une section confidentielle Notes internes privées, visible uniquement par le personnel de l'école — jamais par l'élève ni par ses parents. Vous y voyez toutes les notes écrites par n'importe quel professeur au sujet de l'élève, et vous pouvez ajouter les vôtres. Les professeurs ne voient que leurs propres notes ; les super-admins peuvent supprimer n'importe quelle note.

Liste des élèves — La liste des élèves après inscription.

6 · Le lien d'inscription public

D'abord, le Super Admin l'active : Paramètres de l'école → Inscription libre (page publique) — l'interrupteur fait apparaître votre lien d'inscription à copier ainsi qu'un QR code prêt à l'emploi. Partagez ensuite spoteca.com/join/votreecole sur WhatsApp, Instagram ou votre site. Les prospects créent eux-mêmes leur compte élève (nom, e-mail, mot de passe, téléphone, matière souhaitée, message) et arrivent dans vos élèves en attente — vous finalisez l'inscription quand ils sont prêts. C'est votre page de captation de contacts permanente, à vos couleurs.

Page d'inscription — La page d'inscription publique de votre école.

7 · Planning & calendrier

Menu latéral → Académie → Planning — la grille hebdomadaire de tous les professeurs. Elle affiche côte à côte les disponibilités et les réservations de chacun :

Disponible (réservable) Cours réservé Non disponible

Cliquez sur n'importe quel créneau vert pour y inscrire directement un élève — le formulaire d'inscription s'ouvre avec le professeur, le jour et l'heure déjà remplis. C'est la façon la plus rapide de remplir votre semaine.

Planning — La grille de planning — tous les professeurs, disponibilités et réservations.

Menu latéral → Académie → Calendrier — la vue par dates : chaque séance de cours à sa date réelle, y compris les événements ponctuels, les cours collectifs et les reports. Les salles peuvent aussi être affectées depuis cet écran.

ℹ️ Cours hebdomadaire ≠ séanceUne inscription crée un cours hebdomadaire récurrent (« lundi 16h00 avec Nadia »). Spoteca génère ensuite des séances datées (lun. 12 janv., lun. 19 janv.…). Les présences, reports et annulations portent sur les séances — la trame hebdomadaire, elle, reste intacte.

8 · Reports, absences & fermetures

Reports demandés par les élèves

Chaque formule tarifaire autorise N reports par mois. Déplacez une séance isolée vers un autre créneau libre du même professeur ; le système applique le quota mensuel et conserve la trace du déplacement (séance d'origine → nouvelle séance). Les changements définitifs de créneau sont également pris en charge.

ℹ️ Déplacer un cours ≠ déplacer le créneauUn report ponctuel déplace une seule date — le créneau hebdomadaire, lui, ne bouge pas. Un cours déplacé au mercredi 16h00 occupe donc cet horaire à cette date uniquement, et le mercredi 16h00 reste affiché comme libre pour de nouvelles inscriptions. C'est volontaire : une date isolée ne doit pas bloquer une réservation permanente. Lorsque vous choisissez un créneau sur lequel tombe un cours déplacé, Spoteca le signale par ⚠ cours déplacé en indiquant l'élève et la date — vous pouvez tout de même inscrire, puis déplacer cette date depuis le calendrier. Si votre intention était de changer définitivement l'horaire de l'élève, utilisez plutôt le report permanent : il réécrit le créneau hebdomadaire, libère l'ancien horaire et occupe correctement le nouveau.

Absences des professeurs

Menu latéral → Professeurs → Absences — enregistrez arrêts maladie, congés ou absences personnelles sur une plage de dates. Spoteca repère tous les cours concernés et vous accompagne pour reporter chacun d'eux sur un créneau libre. Si aucun créneau ne convient, émettez un remboursement — en espèces, ou en avoir automatiquement déduit de la prochaine facture de l'élève.

Fermetures de l'académie

Les jours fériés ferment l'école entière pour une date : chaque professeur est marqué absent et tous les cours de la journée sont traités de la même façon (report ou avoir).

Absences — Gestion des absences & fermetures.

9 · Cours collectifs & événements

Menu latéral → Académie → Cours collectifs

Ateliers de solfège, ensembles, stages : choisissez un professeur, une salle, un jour et une heure hebdomadaires (ou une date unique pour un événement ou une audition), une formule tarifaire de groupe, et inscrivez plusieurs élèves. Les spécificités du collectif :

Capacité — plafonnez l'effectif ; les cours complets peuvent alimenter la liste d'attente.
Nombre minimum d'élèves avant facturation — ne facturez personne tant que le cours n'est pas viable (vous pouvez passer outre et démarrer la facturation manuellement).
Présences par séance — chaque séance suit la présence de chaque élève.
Forfaits de séances à vos propres dates — choisissez Planifier N séances lorsqu'un forfait prépayé ne suit pas un rythme hebdomadaire. Sélectionnez un forfait prépayé et le sélecteur affiche exactement le nombre de séances vendues : une date et une heure par séance. Remplir chaque semaine à partir de la première date crée un rythme hebdomadaire en un clic, que vous ajustez ensuite. Chaque heure est choisie parmi les disponibilités du professeur à cette date, ses cours existants étant grisés et les jours de fermeture signalés. Un forfait à dates libres ne se renouvelle pas automatiquement : à la fin des séances, vous créez le forfait suivant.
Événements ponctuels — indiquez une date au lieu d'un jour hebdomadaire pour les auditions, masterclasses et journées portes ouvertes. Choisissez d'abord la date, puis l'heure parmi les disponibilités du professeur à cette date : les heures où il enseigne déjà sont grisées et les jours de fermeture signalés, de sorte que vous voyez le conflit avant d'enregistrer.

💸 Fermer un groupe — remboursements & rémunération du professeurLorsque vous désactivez un groupe, une fenêtre vous permet de rembourser chaque élève inscrit — le montant qu'il a versé est pré-rempli, et vous pouvez le réduire, rembourser intégralement, ou le mettre à zéro élève par élève. Si le groupe ferme parce que le professeur ne peut pas l'assurer, cochez la case pour annuler la facture impayée du professeur sur ce groupe dans la même opération. Les remboursements sont consignés sur la facture de chaque élève (qui les voit dans ses Paiements) et sont déduits sous forme d'une ligne « Remboursements » dans vos rapports financiers, ce qui abaisse le chiffre d'affaires net. Les paiements déjà versés aux professeurs ne sont pas touchés.

Cours collectifs — Les cours collectifs.

10 · Paiements & codes promo

🚫 Renoncer à une facture que vous n'encaisserez pasSur toute facture impayée, Annuler la marque comme n'étant plus due — le plus souvent lorsque les frais d'essai d'un élève sont intégrés à la formule qu'il a souscrite. La facture reste au dossier (vous voyez donc toujours que l'essai a eu lieu), mais elle sort à la fois du chiffre d'affaires et des impayés dans les rapports financiers. Vous changez d'avis ? Restaurer la remet en impayée. Si un professeur doit être rémunéré pour le même cours, il vous sera demandé si vous souhaitez annuler sa facture également — décochez la case lorsque le professeur doit tout de même être payé pour avoir donné le cours.

Menu latéral → Élèves → Paiements

💚 Vous ne créez jamais de facture à la mainChaque inscription active génère ses paiements automatiquement selon sa formule (récurrent, par trimestre, par carnet…). Votre rôle se limite à les marquer payés à mesure que l'argent rentre.

Statuts — Payé, Impayé, Partiel, En retard, Annulé. Les élèves en retard sont signalés automatiquement et peuvent recevoir des relances.
Documents — chaque paiement produit une facture numérotée et, une fois réglé, un reçu numéroté (PDF, à vos couleurs). Il existe aussi des reçus de remboursement.
Codes promo Élèves → Codes promo — remises en pourcentage ou en montant fixe ; valables pour toute l'école, pour une formule, ou pour un seul élève ; avec plafonds d'utilisation et dates d'expiration. Appliquée au moment du paiement, la remise laisse une trace.
Avoirs — les remboursements émis sous forme d'avoir restent attachés à l'inscription et sont déduits de la facture suivante.

🧾 Factures payées en plusieurs versementsLorsqu'un forfait est payable en plusieurs fois, le trimestre ou la période reste une seule facture pour le montant total — c'est la créance, et c'est elle qui figure sur le PDF. Ses versements apparaissent en retrait juste en dessous, chacun avec sa propre échéance et son propre bouton Marquer payé. Régler des versements fait passer la facture en Partiel et affiche le solde restant ; le dernier la solde. Marquer la facture elle-même comme payée règle tous les versements d'un coup, et l'annuler retire ceux encore dus sans toucher à ce qui a déjà été payé. Les dates sont d'abord réparties à parts égales sur la période — c'est un calcul, pas un accord : cliquez sur le ✏️ à côté d'une date pour la déplacer vers celle que vous avez réellement convenue avec la famille. Une date déplacée le reste : la facturation nocturne ne réécrit jamais une date fixée à la main. Les familles voient le même échéancier, en lecture seule, dans Paiements — et reçoivent un rappel avant chaque versement, pas seulement le premier.

11 · Paiements des professeurs

Menu latéral → Professeurs → Paiements des professeurs

La rémunération des professeurs est calculée automatiquement chaque mois : cours dispensés × tarif professeur de la formule (avec les tarifs personnalisés là où ils sont définis). Les formules marquées payées à la présence ne comptent que les séances marquées Présent. Appliquez des retenues avec un justificatif si nécessaire, marquez les versements comme effectués, et exportez un relevé de paie PDF par professeur. Les professeurs voient les mêmes chiffres dans leur propre portail — finies les querelles de tableurs.

12 · Présences & notes de cours

Menu latéral → Académie → Présences (les admins peuvent les saisir ; ce sont généralement les professeurs qui le font). Statuts : Présent, Absent, En retard, Excusé. Les présences sont liées aux paiements là où c'est pertinent (formules payées à la présence) et alimentent le système de signalement des élèves.

Menu latéral → Élèves → Notes de cours vous donne une vue d'ensemble de toutes les notes rédigées par les professeurs — contenu, devoirs, appréciation et pièces jointes — pour que vous sachiez toujours que l'enseignement se déroule et que les parents reçoivent un retour. Deux onglets : Notes rédigées, et Notes à rédiger — chaque cours marqué Présent au cours des 90 derniers jours qui n'a toujours pas de note, avec l'élève, la date et le professeur, pour repérer d'un coup d'œil qui a du retard. Les filtres par élève, professeur et date s'appliquent aux deux onglets.

📝 Rédiger une note depuis le calendrierDans Académie → Calendrier, dès qu'un cours est marqué Présent, un bouton + Note y apparaît. Il ouvre la même note de cours que celle du professeur — appréciation, thèmes, observations et devoirs — pour que vous puissiez la remplir à sa place ; elle est toujours enregistrée au nom du professeur qui a donné le cours, jamais au vôtre. Les cours marqués Absent ou annulés affichent + Remarque à la place : une simple ligne du type « a prévenu qu'il était malade », puisqu'il n'y a pas de cours à évaluer. Cette remarque est visible par l'élève et ses parents dans leur calendrier — pour tout ce qui est confidentiel, utilisez plutôt les notes internes de la fiche élève.

Présences — Vue d'ensemble des présences.

13 · Messages & annonces

Messages Académie → Messages — discussion directe avec n'importe quel professeur, élève ou parent. Accusés de lecture et réactions inclus ; chaque conversation est archivée au même endroit (adieu, chaos WhatsApp).

Annonces Académie → Annonces — diffusions collectives : tous les élèves, tous les professeurs, ou tout le monde. Idéal pour les fermetures de vacances, les invitations aux auditions, les changements de règlement. Les destinataires reçoivent une notification dans l'application (et une notification push s'ils l'ont autorisée).

14 · Liste d'attente, parents & rapports

Liste d'attente Élèves → Liste d'attente — mettez en réserve ceux qui veulent une place avant que vous n'en ayez une ; dès qu'un créneau se libère, prévenez-les et inscrivez-les en deux clics. Détails ci-dessous.
Parents Élèves → Parents — rattachez les parents aux élèves ; donnez-leur éventuellement leur propre accès au portail Parent.
Rapports Élèves → Rapports — bilans de progression par élève et synthèses à l'échelle de l'école, exportables en PDF à vos couleurs.

La liste d'attente

Une liste d'attente est surtout composée de personnes qui ne sont pas encore élèves — un parent qui a appelé mardi, quelqu'un qui s'est renseigné après un concert. Elle ne vous demande donc pas de créer d'abord une fiche élève. Appuyez sur Ajouter à la liste et remplissez :

Nom de l'élève — obligatoire. Tapez-le simplement ; pas de compte, pas d'identifiant, pas de mot de passe.
Numéro de téléphone — facultatif mais précieux. Un prospect n'a pas d'accès Spoteca : le téléphone est donc votre moyen de le joindre quand une place se libère.
Matière — obligatoire, choisie dans la liste de matières de votre école, celle-là même que lisent le formulaire professeur et l'inscription.
Professeur, jours préférés et notes — tous facultatifs.

💡 « Autre » est un outil d'étude de marchéLa liste des matières se termine par Autre…, qui ouvre un champ libre. Utilisez-le quand on vous demande une matière que vous n'enseignez pas — violoncelle, oud, solfège. Ces entrées constituent discrètement un relevé de la demande que vous refusez aujourd'hui : la meilleure preuve dont vous disposerez pour décider quoi ajouter ensuite.

Quand une place se libère, marquez l'entrée Prévenu, puis Inscrit une fois la place prise. Les entrées sans suite peuvent être marquées Expiré plutôt que supprimées, ce qui préserve l'historique.

FAQ

Je ne peux pas choisir de créneau à l'inscription — la liste est vide.

Le professeur retenu n'a plus (ou pas) de disponibilité. Voyez la section 4 — soit le professeur n'a pas peint sa grille, soit tous ses créneaux disponibles sont déjà réservés.

Un même élève peut-il apprendre deux matières ?

Oui — ajoutez une seconde inscription au même élève. Chaque inscription a son propre professeur, créneau, formule et facturation.

Comment fonctionnent les cours d'essai ?

Créez une formule tarifaire « Essai » (paiement unique). Inscrivez-y le prospect ; après la séance, vous êtes averti pour le basculer vers une formule complète ou l'archiver.

Un parent veut déplacer uniquement le cours de jeudi.

C'est le report d'une seule séance — le créneau hebdomadaire n'est pas touché. Le quota mensuel de reports de la formule s'applique.

Que faire si un professeur s'en va ?

Utilisez les outils de réaffectation sur sa fiche pour transférer ses élèves à un autre professeur, puis désactivez le compte. L'historique est conservé.

Suivant → Le guide du Professeur : disponibilités, cours, notes & rémunération