👑 Super Admin — Propriétaire de l'école

Le guide du Super Admin

L'école est la vôtre. Ce guide vous mène de la création de votre compte jusqu'à une académie entièrement configurée, que votre équipe administrative, vos professeurs, vos élèves et leurs parents pourront utiliser au quotidien. Suivez les sections dans l'ordre — la séquence de configuration compte.

Votre rôle en un coup d'œil

Spoteca compte six types de comptes. En tant que Super Admin, vous détenez les clés : paramètres de l'école, cursus, tarifs, comptes administrateurs, facturation et analyses. Les opérations quotidiennes (inscriptions, planning, encaissements) se déroulent dans la vue Admin — à laquelle vous avez également accès à tout moment.

Rôle	Pour qui	Ce qu'il peut faire
👑 Super Admin	Propriétaire / directeur de l'école	Tout : cursus, formules tarifaires, paramètres de l'école, comptes Admin, facturation, analyses, import/export, journal d'audit — plus la vue Admin complète.
🗂️ Admin	Secrétariat / équipe opérationnelle	Professeurs, élèves, inscriptions, planning, salles, paiements, présences, messages, annonces. Ne peut pas modifier les paramètres de l'école.
🎹 Professeur	Vos enseignants	Son planning et ses disponibilités, ses élèves, ses notes de cours, le suivi de progression, le récapitulatif de sa rémunération.
🎓 Élève	Les apprenants	Leur planning, leur parcours, leurs présences, leurs paiements, leurs notes et messages.
👨‍👩‍👧 Parent	Les parents	Un portail dédié au suivi de leur enfant : planning, présences, parcours, paiements, messagerie avec l'école.
🛠️ Admin Plateforme	Équipe Spoteca	Assistance au niveau de la plateforme (ne fait pas partie de votre école).

1 · Créer votre école

Rendez-vous sur spoteca.com/signup. L'inscription se fait en deux étapes courtes, environ deux minutes. Aucune carte bancaire n'est requise.

Étape 1 — Informations sur l'école

Nom de l'école — le nom public de votre académie (par exemple Harmony Music Academy).

Adresse du portail — générée automatiquement à partir du nom ; elle devient l'adresse de votre portail privé : spoteca.com/school/votrenom. Gardez-la courte — c'est elle que vos professeurs, élèves et parents utiliseront pour se connecter. Vous pouvez la modifier avant de valider.

Localisation & contact — adresse (avec assistance de recherche Google), pays, région, ville, téléphone, et l'e-mail de l'école (obligatoire — utilisé pour la facturation et les avis importants).

Étape 2 — Votre compte propriétaire

Votre nom complet, un identifiant (c'est avec lui que vous vous connecterez — pas avec votre e-mail), et un mot de passe (8 caractères minimum). Cliquez sur Lancer mon école → : vous êtes connecté automatiquement et arrivez sur votre tableau de bord Super Admin.

💡 Free ou GrowthUne inscription depuis la carte Free vous donne la formule gratuite — toutes les fonctionnalités, jusqu'à 10 inscriptions actives, pour toujours. Une inscription depuis la carte Growth démarre un essai gratuit de 30 jours avec des inscriptions illimitées (ensuite 1 $ par inscription active et par mois, plafonné à 100 $/mois et par établissement). Vous pouvez passer à la formule supérieure à tout moment — voir Facturation.

2 · Terminer la configuration de votre école

Dès que l'inscription vous dépose sur votre tableau de bord, un assistant de configuration s'ouvre de lui-même. C'est le chemin le plus court entre une école vide et une école capable d'inscrire un élève, et il ne demande que quatre choses.

Tout se passe à l'intérieur de l'assistant. Chaque étape affiche le vrai formulaire — le même créateur de formules, la même liste de matières, le même formulaire professeur et la même grille de disponibilités que dans les menus — vous n'êtes donc jamais renvoyé vers un autre écran en devant retrouver votre chemin.

💡 Réglez d'abord votre langueAu-dessus de l'étape 1 se trouve La langue de votre école — français, anglais ou arabe. C'est ce que voit toute votre école, et il vaut mieux la régler avant de saisir quoi que ce soit, car l'interface change immédiatement. Chacun pourra malgré tout changer la sienne depuis le sélecteur de sa barre supérieure.

L'ordre est une chaîne de dépendances, pas un classement

Vous ne pouvez pas les réorganiser. Chaque étape existe parce que la suivante est impossible sans elle :

#	Étape	Pourquoi elle ne peut pas être sautée
1	Formule tarifaire	Rien ne peut être inscrit sans elle. Les formules déterminent ce qui est facturé à chaque famille et ce qui est versé à chaque professeur — Spoteca génère les deux automatiquement.
2	Matières	Votre liste est vide au départ, et ajouter un professeur demande quelles matières il enseigne. Tant que ceci n'est pas rempli, il n'y a littéralement rien à choisir : les professeurs ne peuvent donc pas venir en premier.
3	Premier professeur	Chaque cours appartient à un professeur. Il dispose de son propre identifiant et de son propre planning.
4	Disponibilités	Le planificateur ne propose que les créneaux où un professeur est libre. Sans cela, l'inscription affiche une liste de créneaux vide.

Créer une formule tarifaire

Le créateur de formules complet, affiché sur place. Une seule formule suffit pour démarrer — vous ajouterez les autres plus tard depuis Paramètres de l'école → Formules tarifaires. Pour la signification de chaque modèle de facturation, voyez la section 4.

Indiquez les matières que vous enseignez

Piano, guitare, danse classique, karaté — tout ce que propose votre école. Saisissez chacune et appuyez sur son bouton Enregistrer ; c'est cette liste que lisent le formulaire professeur, l'inscription et la liste d'attente.

Ajoutez votre premier professeur

Nom, identifiant et mot de passe, téléphone, photo et les matières enseignées. Sa rémunération est calculée d'après la formule à laquelle chaque élève est inscrit : vous ne fixez donc pas ici de tarif à la séance, sauf si le professeur est salarié.

Vous donnez les cours vous-même ? Nul besoin d'un second compte ni d'une seconde adresse e-mail — Spoteca peut rattacher un profil professeur à votre propre compte propriétaire — voyez la section 8.

Rendez vos professeurs réservables

Peignez les heures d'ouverture de votre école en glissant sur la grille. C'est un modèle, pas le planning réel.

En dessous, cochez les professeurs auxquels copier ces heures et appuyez sur Appliquer les horaires. C'est l'étape qui rend réellement votre école réservable — tout ce qui précède n'est que préparation, et tant qu'un professeur n'a pas ses propres horaires, l'inscription ne proposera aucun créneau.

L'application ajoute à la grille d'un professeur, elle ne la remplace jamais. L'utiliser sur un professeur qui tient déjà ses propres horaires est sans risque, et l'utiliser deux fois ne fait rien la seconde fois.

L'assistant de configuration — étape 1 sur 4.

⚠️ « Suivant » n'enregistre pasChaque étape a son propre bouton Enregistrer, et rien n'est écrit tant que vous ne l'avez pas pressé. Si vous saisissez une matière, construisez une formule à moitié ou peignez une grille puis cliquez sur Suivant, Spoteca vous arrête une fois avec « Pas encore enregistré » et propose Continuer sans enregistrer. Prenez l'avertissement au sérieux : partir abandonne réellement la modification.

Se déplacer, fermer et revenir

La barre de progression en haut est cliquable : vous pouvez sauter directement à n'importe quelle étape au lieu de les parcourir dans l'ordre. Retour et Suivant font l'évident, et la dernière étape se termine par Terminer.

Il existe trois façons de sortir, et elles ne se valent pas :

Vous appuyez sur	Ce qui se passe à votre prochaine visite du tableau de bord
`✕` ou un clic à l'extérieur	L'assistant se rouvre de lui-même. À utiliser quand vous revenez tout de suite.
`Plus tard`	Il cesse de s'ouvrir seul. Votre tableau de bord affiche à la place une carte — « Terminer la configuration de votre école — 2 sur 4 » — et `Continuer` reprend où vous en étiez.
`Terminer` à la dernière étape	La même carte, enregistrée comme terminée. Elle retient le nombre d'étapes réellement faites : appuyer sur Terminer trop tôt ne trompe personne.

Rien de ce que vous avez déjà enregistré n'est perdu dans aucun des cas.

✅ Quand il disparaîtUne fois les quatre étapes faites, l'assistant cesse d'apparaître, et la carte du tableau de bord avec lui — une école configurée ne le revoit jamais. S'il a disparu et que vous ne pouvez toujours inscrire personne, la pièce manquante est presque toujours l'étape 4 : vérifiez que vos professeurs ont bien des disponibilités, et pas seulement l'école.

3 · Votre tableau de bord

Votre tableau de bord affiche des compteurs en direct (élèves, professeurs, administrateurs, inscriptions, chiffre d'affaires, impayés), l'état de votre formule et l'activité récente. Besoin d'aide ? Touchez Ask AI (en bas à droite de chaque page) pour une réponse immédiate, ou suivez ce guide.

🚀 Le guide de configuration s'ouvre à votre première visiteUn court guide en quatre étapes apparaît la première fois que vous arrivez ici. Il vous accompagne sur les trois éléments dont une école a besoin avant de pouvoir inscrire qui que ce soit : une formule tarifaire, un professeur, et des disponibilités. Chaque étape se coche toute seule à mesure que vous l'accomplissez — le guide lit les données réelles de votre école, il reflète donc toujours votre situation exacte.

Cliquez sur Plus tard quand vous le souhaitez. Il devient alors une carte Terminer la configuration de votre école en haut de ce tableau de bord, et vous pouvez reprendre où vous en étiez. Une fois les trois éléments essentiels en place et après un clic sur Terminer, il disparaît définitivement.

Les étapes 1 et 2 du guide ouvrent le véritable constructeur de formules et la vraie page des professeurs : rien n'est une copie simplifiée — ce sont les écrans décrits plus loin dans ce guide. L'étape 3 vous permet de peindre les horaires d'ouverture de votre école sans quitter le guide. L'étape 4 n'est pas un formulaire : elle explique la règle des disponibilités qui piège la plupart des nouvelles écoles — traitée en détail sous Paramètres de l'école et Passer en vue Admin.

Tableau de bord super admin — La vue d'ensemble du Super Admin.

Le menu latéral commence par trois liens épinglés : Aller à la vue Admin (le bouton coloré tout en haut — bascule directement dans votre tableau de bord Admin), Vue d'ensemble et Diffusion. En dessous se trouvent deux groupes. Paramètres de l'école réunit les Paramètres de l'école (une page à onglets — voir ci-dessous), la Facturation, le Journal d'audit, l'Export et l'Import de données. Analyses réunit les Tendances d'inscription, l'Utilisation des salles, la Performance des professeurs, les Signalements d'élèves et les Rapports financiers.

La page Paramètres de l'école est elle-même un ensemble d'onglets qui rassemble en un seul endroit toute la configuration de votre école : Profil de l'école · Matières · Salles · Formules tarifaires · Cursus · Trimestres · Préférences · Comptes Admin. Partout où ce guide indique « Paramètres de l'école → Onglet », il s'agit de l'un de ces onglets.

4 · Créer des formules tarifaires

Menu latéral → Paramètres de l'école → onglet Formules tarifaires

⚠️ Indispensable avant toute inscriptionVotre Admin ne peut inscrire aucun élève tant qu'il n'existe pas au moins une formule tarifaire. Faites-le avant de passer la main à votre équipe.

Une formule tarifaire regroupe tout ce qui définit la vente d'un type de cours : durée, mode de facturation, prix pour l'élève, et rémunération du professeur. Un clic sur Nouvelle formule ouvre un court assistant en 3 étapes dans lequel vous construisez votre formule de A à Z — vous choisissez vous-même le modèle de facturation et chaque détail :

Le cours

Donnez-lui un nom (par exemple « Mensuel 60 min », « Carnet de 8 séances » — c'est ce nom que verront élèves et personnel partout), choisissez Individuel ou Cours collectif, sélectionnez une durée — 15, 30, 45, 60, 90 ou 120 minutes — et, pour les formules individuelles, le nombre de cours par semaine (1 à 5). Choisissez 2 ou plus pour les élèves en cursus intensif : même professeur, et les créneaux hebdomadaires supplémentaires se choisissent au moment de l'inscription.

Comment vous facturez

Choisissez l'un des cinq modèles de facturation :

Modèle de facturation	Comment l'élève paie	Idéal pour
📅 Récurrent	Montant répété selon une fréquence de facturation que vous choisissez dans une liste — mensuelle, trimestrielle (prépayée), semestrielle, annuelle, etc. Optez pour un prix fixe (même montant à chaque période) ou variable (prix de la séance × nombre de jours de cours dans le mois — un mois à 5 lundis coûte plus qu'un mois à 4).	L'abonnement classique — et les formules prépayées sur plusieurs mois.
🎓 Par trimestre	Une facture par trimestre scolaire, d'après les dates que vous définissez dans Paramètres de l'école → onglet Trimestres. Vous pouvez plafonner le nombre de séances (« jusqu'à 15 cours par trimestre » — les séances inutilisées expirent).	Conservatoires et académies qui facturent au semestre.
🎟️ Carnet de séances	Un montant forfaitaire pour l'ensemble du carnet de N séances, payé d'avance — jamais calculé au prorata du mois civil. Se renouvelle par un nouveau carnet uniquement lorsque les séances sont épuisées (et non chaque mois).	Cartes de 4/8/10 cours, abonnements à l'unité, forfaits d'heures de soutien.
⏱️ À la séance	Prix par séance — une facture pour le prochain cours à la fois, renouvelée à chaque règlement.	Élèves occasionnels ou qui paient au fur et à mesure.
✨ Essai	Séance de découverte unique ; ne se renouvelle jamais ; l'administration est prévenue une fois la séance passée.	Convertir des prospects — à associer à votre lien d'inscription public.

Professeurs & règles

Comment le professeur est-il rémunéré ? Cela dépend du modèle de facturation choisi :

Formules récurrentes & par trimestre — choisissez la base de calcul : au mois (tarif × nombre de mois dans la période), par période de facturation / par trimestre (un total pour tout le cycle), par cours planifié, ou par cours suivi (seules les séances marquées Présent comptent).
Formules carnet & à la séance — définissez le tarif, puis utilisez l'interrupteur « Payer le professeur par séance suivie ». Activé = le professeur perçoit le tarif chaque fois qu'une séance est marquée Présent dans le calendrier (ajouté automatiquement, rien à l'avance). Désactivé = payé par cours planifié (à la séance) ou par un total forfaitaire pour l'ensemble du carnet.

Le tarif pilote le calcul automatique de la rémunération, et pour les formules récurrentes l'assistant affiche un aperçu du total par période. Vous pourrez ensuite ajouter des tarifs personnalisés par professeur depuis la liste des formules (par exemple, votre professeur de piano principal gagne davantage sur la même formule). Définissez aussi le nombre de reports autorisés par mois — combien de fois un élève peut déplacer un cours.

＋

Facturation avancée (facultatif)

Ouvrez ⚙️ Facturation avancée pour affiner : le délai d'émission des factures (combien de jours avant la période la facture est générée — 7 par défaut), la date d'échéance, le traitement des arrivées en cours de période (prorata selon les cours restants, plein tarif, ou gratuit jusqu'à la période suivante) et les échéances (répartir un montant trimestriel ou périodique en 2, 3, 4 ou 6 versements égaux — l'école émet toujours une seule facture pour le montant total, avec les versements planifiés en dessous). Les valeurs par défaut conviennent à la plupart des écoles — vous n'avez jamais à y toucher.

🛡️ Modifier une formule sur laquelle des élèves sont inscritsChanger le prix ou la structure d'une formule comportant des inscriptions actives ne réécrit pas l'historique : Spoteca archive l'ancienne formule et crée une nouvelle version. Les élèves déjà inscrits conservent exactement les conditions qu'ils ont acceptées ; les nouveaux élèves reçoivent la nouvelle version.

Nouvelle formule tarifaire — L'assistant de formule — cours, modèle de facturation, prix et rémunération du professeur en trois étapes.

Liste des formules tarifaires — Votre liste de formules — créez-en autant que vous en vendez.

💡 Commencez simpleLa plupart des écoles démarrent avec deux formules : une formule mensuelle par durée (30/45/60 min) et une formule Essai. Ajoutez les carnets et les formules collectives une fois à l'aise.

5 · Paramètres & identité de l'école

Menu latéral → Paramètres de l'école → onglet Profil de l'école

La page Paramètres de l'école est un ensemble d'onglets. Le premier, Profil de l'école, vous permet de définir votre logo (visible sur le portail de connexion, les tableaux de bord, les factures et les reçus — 2 Mo maximum), vos couleurs, votre devise (affichée sur les factures et reçus — USD, EUR, JOD et d'autres), le nom et l'identité de l'école, ainsi que le pied de page des e-mails. Chacun des autres onglets couvre un domaine :

Matières — la liste des matières enseignées par votre école (vide au départ — ajoutez les vôtres).
Salles — vos salles de cours et les matières auxquels chacune est adaptée (le même module Salles que dans la vue Admin).
Formules tarifaires — les formules de l'étape précédente.
Cursus — niveaux, compétences et badges (traités en section 9).
Trimestres — définissez vos périodes scolaires (par exemple Automne 2026 : 7 sept. – 18 déc.). Indispensables pour les formules Par trimestre : chaque élève inscrit est facturé une fois par trimestre, automatiquement, avant le début de celui-ci.
Horaires de l'école — les heures d'ouverture de votre école, peintes sur la même grille hebdomadaire que celle des professeurs. Voir la remarque ci-dessous : à eux seuls, ces horaires ne planifient rien.
Préférences — les réglages valables pour toute l'école : demandes de report par les élèves, visibilité des paiements par les professeurs, inscription libre, autorisation donnée aux Admins de gérer la liste des matières, autorisation donnée aux Admins de définir les disponibilités des professeurs — ainsi que vos jours de fermeture (les jours fériés où aucun cours n'est planifié).
Comptes Admin — les accès de votre personnel (traités en section 6).

Onglet Salles — L'onglet Salles — le même module que celui de vos Admins, directement dans les Paramètres de l'école.

🏫 Horaires de l'école — pour les écoles à horaires fixesSi votre école fonctionne à horaires fixes (par exemple guitare, 16h–20h, du lundi au vendredi), peignez-les une bonne fois sous Paramètres de l'école → Horaires de l'école. Rien n'est jamais planifié à partir de ces horaires — ce sont un modèle. Un professeur (ou un admin en son nom) appuie sur Importer les horaires de l'école et la grille se remplit, prête à être ajustée, plutôt que de partir d'une semaine vide. Cet import fusionne — tout ce qui est déjà peint est conservé — et à partir de là, les horaires propres à chaque professeur sont la seule chose que lit le planificateur. Modifiez les horaires de l'école plus tard : aucune disponibilité existante n'est touchée ; les professeurs réimportent s'ils veulent les nouveaux horaires.

👥 Laisser le secrétariat définir les disponibilitésPar défaut, vos admins peuvent définir les disponibilités de n'importe quel professeur depuis Vue Admin → Professeurs → Disponibilités. C'est généralement ce que vous voulez pendant la configuration — attendre que chaque professeur se connecte et peigne sa propre semaine est de loin la raison la plus fréquente pour laquelle une nouvelle école s'enlise. Désactivez l'option sous Préférences → « Autoriser les Admins à définir les disponibilités des professeurs » si seuls les professeurs doivent gérer les leurs. Dans les deux cas, le professeur est notifié dès que ses horaires changent, et chaque modification est consignée dans le journal d'audit.

ℹ️ Les matières vous appartiennentL'onglet Matières est vide au départ — ajoutez les vôtres. Par défaut, vous seul pouvez le modifier ; activez « Autoriser les Admins à gérer les matières » dans l'onglet Préférences pour que vos admins puissent le faire aussi. Les admins peuvent également gérer les Salles ainsi que les préférences de report et de paiement depuis leur propre Vue Admin → Paramètres — voir le guide Admin.

6 · Comptes Admin

Menu latéral → Paramètres de l'école → onglet Comptes Admin

Créez un accès Admin pour chaque membre du personnel qui assure les opérations quotidiennes. Les Admins peuvent gérer les professeurs, les élèves, le planning, les paiements et la communication — mais ne peuvent toucher ni au cursus, ni aux formules tarifaires, ni aux paramètres de l'école, ni à la facturation. Si vous êtes propriétaire-exploitant, vous n'avez pas besoin d'un compte Admin séparé : vous disposez déjà de la vue Admin complète.

7 · Passer en vue Admin

Cliquez sur le bouton coloré Aller à la vue Admin tout en haut de votre menu latéral pour basculer dans le tableau de bord Admin — sans vous déconnecter. C'est là que s'ajoutent les professeurs et les élèves : la suite se poursuit donc dans le guide Admin — ajouter les professeurs → leur faire renseigner leurs disponibilités → inscrire les élèves.

⚠️ Le blocage n°1 des nouvelles écolesAprès avoir ajouté les professeurs, chacun doit se connecter à son propre compte et renseigner ses disponibilités (Professeur → Mon planning → Mes disponibilités) — ou bien vous les importez en masse (section suivante). D'ici là, aucun élève ne peut être planifié. Si votre configuration semble « bloquée », c'est presque toujours cela.

8 · Enseigner ici vous-même

La plupart des écoles qui démarrent sur Spoteca sont une seule personne. Si vous êtes à la fois le propriétaire de l'école et celui qui donne les cours, vous n'avez pas besoin d'un second compte.

⚠️ Ne vous ajoutez pas comme professeurLe formulaire + Ajouter un professeur crée un second utilisateur entier, qui exige une seconde adresse e-mail — Spoteca impose des adresses uniques — et un second mot de passe. Vous vous retrouveriez avec deux identifiants et la question permanente de savoir dans lequel vous êtes. Il existe une solution prévue pour cela.

« J'enseigne ici aussi »

Dans l'assistant de configuration, au-dessus du formulaire Ajouter un professeur à l'étape 3, se trouve Enseignez-vous vous-même ici ? Choisissez les matières que vous enseignez et appuyez sur J'enseigne ici aussi.

Cela rattache un profil professeur au compte auquel vous êtes déjà connecté. Seules les matières sont demandées, car votre nom, votre téléphone et votre photo figurent déjà sur votre compte. Vos disponibilités, vos élèves et votre rémunération vivent sur l'identifiant que vous utilisez déjà.

Passer à votre vue professeur

Dès que vous enseignez ici, un bouton bleu 🎹 Ma vue professeur apparaît en haut à droite de votre tableau de bord Super Admin, à côté du badge de votre formule. Le bleu n'est pas un hasard : dans tout Spoteca, ce qui relève des professeurs est bleu, ce qui relève de l'administration rouge, et la facturation ambre.

Cliquez et vous voilà dans le portail professeur, voyant exactement ce que voient vos professeurs : votre grille hebdomadaire, vos élèves, vos notes de cours et votre rémunération. Votre barre supérieure conserve un sélecteur pour revenir — vous n'êtes pas déconnecté et vous n'avez rien perdu de vos droits de Super Admin.

Dans votre vue Super Admin	Dans votre vue professeur
Toute l'école — chaque professeur, l'ensemble des recettes, les paramètres et la facturation.	Uniquement vos propres cours, élèves, notes et rémunération.
Vous agissez en tant que propriétaire.	Vous agissez comme un professeur parmi les autres.

✅ Un seul compte, pas deuxVous vous connectez une fois, avec un identifiant et un mot de passe. Les deux vues sont le même compte regardant l'école sous deux angles — rien n'est dupliqué, et votre profil professeur apparaît dans la liste des professeurs comme celui de n'importe qui d'autre.

Si vous cessez d'enseigner

Vous pouvez supprimer votre propre profil professeur — mais pas tant qu'il est utilisé. Si des cours, des élèves ou des séances programmées y sont rattachés, Spoteca refuse et vous demande de les réattribuer d'abord à un autre professeur. C'est délibéré : supprimer le profil laisserait un planning actif orphelin.

9 · Importer vos données existantes (Excel)

Menu latéral → Paramètres de l'école → Importer des données

Vous migrez depuis des tableurs, My Music Staff ou un autre logiciel ? Importez toute votre école depuis des fichiers Excel. Chaque type de données dispose d'un modèle téléchargeable avec les colonnes exactes :

Professeurs — nom, e-mail, téléphone, matières, biographie.
Élèves & parents — fiches, coordonnées, liens de parenté, formule et professeur.
Plannings — les cours hebdomadaires existants.
Disponibilités — les créneaux disponibles des professeurs (voir ci-dessous).
Salles, calendrier, notes, messages — tout le reste.

Effectuez l'import dans cet ordre : les professeurs d'abord → créez vos formules tarifaires → puis les élèves. Dans le fichier des élèves, les colonnes E-mail du professeur et Formule sont mises en correspondance avec des enregistrements déjà existants ; une valeur qui ne correspond à rien est signalée en avertissement dans les résultats et l'élève est tout de même importé (simplement sans ce professeur ou cette formule).

🔑 Identifiants et mots de passe créés pour vousLes modèles pour les professeurs et les élèves ne comportent aucune colonne identifiant ou mot de passe — Spoteca génère un identifiant unique et un mot de passe provisoire pour chaque nouveau compte. Après l'import, cliquez sur Télécharger les identifiants sur l'écran de résultats pour enregistrer un fichier CSV (Nom, Identifiant, E-mail, Mot de passe provisoire) à distribuer. Le mot de passe provisoire n'est affiché que juste après l'import : téléchargez-le avant de quitter la page.

Migrer des élèves en cours de formule

Pour un tout nouvel élève qui démarre de zéro, laissez les trois colonnes ci-dessous vides — il recevra une première facture normale, exactement comme si vous l'inscriviez à l'unité. Pour les élèves que vous reprenez en cours de formule, renseignez-les afin que leur facturation soit juste dès le premier jour :

Colonne	À quoi elle sert
Date de début d'inscription	La date à laquelle l'élève a réellement commencé (elle fixe le point d'ancrage de la facturation) — et non la date du jour.
Séances utilisées	Pour les formules à carnet : combien de séances l'élève a déjà consommées, afin que le « solde de séances » soit correct immédiatement.
Ignorer la première facture	Indiquez Oui pour les élèves qui vous ont déjà payé par un autre canal — la première facture est enregistrée comme déjà réglée au lieu de leur être présentée une seconde fois.

Parents — contacts par défaut, accès sur demande

Les parents sont importés comme contacts liés à un élève (rapprochement par Identifiant de l'élève, importez donc les élèves d'abord). Par défaut, un parent n'obtient aucun accès. Pour lui donner accès au portail parent pendant l'import, indiquez Oui dans la colonne Créer un accès — Spoteca génère alors un identifiant et un mot de passe provisoire, affichés dans les résultats et inclus dans le CSV Télécharger les identifiants. Laissez la colonne vide pour un parent simple contact. Lorsque vous exportez les parents, une colonne A un accès indique qui possède déjà un compte.

Horaires d'école fixes ? Importez les disponibilités plutôt que de solliciter les professeurs

Si votre école attribue aux professeurs des horaires de travail fixes (par exemple tout le monde enseigne de 15h00 à 20h00), inutile de leur demander de peindre eux-mêmes leurs disponibilités. Préparez un fichier avec une ligne par professeur et par créneau :

Identifiant du professeur	Jour	Heure
nadia.k	Lundi	15:00
nadia.k	Lundi	15:15
nadia.k	Lundi	15:30
…une ligne par créneau de 15 minutes, par jour, par professeur. Les lignes en double sont ignorées automatiquement : vous pouvez réimporter sans risque. Vous pouvez aussi identifier les professeurs par E-mail du professeur plutôt que par identifiant.

Astuce : montez le fichier dans Excel avec la recopie incrémentée en quelques minutes — une colonne d'heures par tranche de 15 minutes, copiée par jour, puis par professeur. Après l'import, les professeurs peuvent toujours affiner leur propre grille.

Importer des données — Le centre d'import — un modèle pour chaque type de données.

💡 Et l'export aussiParamètres de l'école → Exporter des données télécharge les données de votre école à tout moment. Vos données ne sont jamais captives.

10 · Mettre en place le cursus — quand vous êtes prêt

Menu latéral → Paramètres de l'école → onglet Cursus

ℹ️ Cela ne bloque jamais votre lancementLes inscriptions, la planification et les paiements fonctionnent sans cursus — mettez-le en place quand vous le souhaitez. En attendant, les pages Parcours des élèves restent simplement vides.

🎨 Choisir les icônesLes domaines et les badges peuvent chacun porter une icône. Cliquez sur le champ d'icône et choisissez visuellement dans un jeu consultable, regroupé par thème — musique, compétences, études, réussite, et autres matières (danse, arts martiaux, théâtre, sport, arts plastiques). L'icône apparaît ensuite à côté de ce domaine sur la page Parcours de chaque élève.

Le cursus définit ce que les élèves apprennent dans votre école. Il alimente la page Parcours de chaque élève, les outils de suivi de progression du professeur, les badges et les bilans imprimables. Il repose sur cinq briques :

Brique	De quoi il s'agit	Exemples
Niveaux	Les étapes du parcours de l'élève, éventuellement propres à un matière.	Niveaux 1 à 8, Débutant/Intermédiaire/Avancé
Domaines	Les grands champs de la formation musicale que vous suivez.	Technique, Théorie, Oreille, Déchiffrage, Rythme, Interprétation
Compétences	Des acquis précis à l'intérieur d'un domaine, rattachés à un niveau et (facultativement) à un matière.	« Gammes et arpèges niveau 2 », « Lire la clé de fa »
Répertoire	La bibliothèque de morceaux de votre école, par matière et par niveau. Les professeurs attribuent des morceaux aux élèves et les suivent de Attribué → En apprentissage → En perfectionnement → Joué en public.	« Lettre à Élise — Beethoven (niveau 3) »
Badges	Des jalons décernés manuellement ou automatiquement selon une règle.	Première séance de travail, série de 7 jours, 10 morceaux joués en public, 25 compétences maîtrisées

La méthode rapide : importer un référentiel

Cliquez sur l'un des boutons de référentiel — ABRSM, RCM, Trinity ou Rockschool — et Spoteca importe en quelques secondes un système gradué complet (niveaux, domaines, compétences et badges de départ). Tout reste entièrement modifiable, et importer deux fois ne crée jamais de doublons. Partez du référentiel le plus proche de votre façon d'enseigner, puis renommez, supprimez et complétez pour vous l'approprier.

Cursus vide — Le cursus vide d'une nouvelle école, avec les options d'import de référentiels.

Cursus importé — Après l'import d'un référentiel — niveaux, domaines, compétences et badges prêts à personnaliser.

Construire manuellement

Onglet Niveaux — ajoutez chaque étape (« Niveau 1 »…). Laissez l'matière vide pour l'appliquer à tous, ou créez des niveaux propres à un matière.
Onglet Domaines — ajoutez des champs comme Technique ou Théorie (avec une icône facultative).
Onglet Compétences — ajoutez des compétences à l'intérieur d'un domaine ; rattachez-les éventuellement à un niveau et à un matière.
Onglet Répertoire — ajoutez des morceaux (titre, compositeur, matière, niveau).
Onglet Badges — créez des badges. Les badges à règle s'attribuent tout seuls : première séance de travail, série de N jours, N morceaux joués en public, N compétences maîtrisées. Laissez la règle vide pour les badges décernés à la main (par exemple « Examen réussi »).

🎯 Vous n'êtes pas une école de musique ?La même structure s'adapte à toute activité d'enseignement — ceintures et katas pour les arts martiaux, unités de programme pour les écoles de langues, techniques pour la danse. Renommez les domaines et les niveaux pour qu'ils vous correspondent.

11 · Votre formule Spoteca & facturation

Menu latéral → Paramètres de l'école → Facturation

Formule	Coût	Limites
Free	0 $ pour toujours	Toutes les fonctionnalités, jusqu'à 10 inscriptions actives. Sans limite de durée, sans carte bancaire.
Growth	1 $ par inscription active / mois / établissement, plafonné à 100 $/mois	Inscriptions illimitées. Démarre par un essai gratuit de 30 jours. Les inscriptions suspendues ou terminées ne sont jamais facturées.

Une inscription active correspond à un abonnement élève-matière ayant été actif à un moment quelconque du mois facturé. Un élève qui suit du piano et de la guitare compte pour deux inscriptions. Votre relevé d'utilisation mensuel et vos factures figurent sur cette page.

Facturation — état de la formule, nombre d'inscriptions, relevés mensuels.

12 · Analyses & rapports

Tendances d'inscription Analyses → Tendances d'inscription — nouvelles inscriptions, départs et croissance dans le temps.
Rapports financiers Analyses → Rapports financiers — chiffre d'affaires mensuel, total de la paie des professeurs, dépenses et marge. En haut figure une carte Santé de la facturation : elle est verte lorsque toutes les factures dues ont bien été générées, et passe à l'orange pour lister toute inscription, formule trimestrielle ou cours collectif dont la facture manque encore — avec un bouton Générer maintenant pour les créer sur-le-champ. Les factures se génèrent normalement toutes seules lors du traitement quotidien (et rattrapent tout mois qu'un traitement aurait manqué) : ce n'est donc qu'un filet de sécurité à consulter d'un œil.
Performance des professeurs — cours dispensés, fidélisation et appréciations par professeur.
Utilisation des salles — le taux d'occupation de chaque salle ; repérez les heures creuses et les goulets d'étranglement.
Signalements d'élèves — Spoteca signale automatiquement les élèves en retard de paiement, récemment absents, ou sans cours à venir, pour que personne ne passe entre les mailles du filet.

Rapports financiers — chiffre d'affaires, paie, marge.

Signalements d'élèves — Les signalements d'élèves — votre système d'alerte précoce.

13 · Diffusion & journal d'audit

Diffusion Menu latéral → Diffusion — envoyez une annonce à toute l'école, à tous les professeurs ou à tous les élèves d'un seul coup (vacances, auditions, changements de règlement). Les destinataires la voient sur leur tableau de bord et dans leurs notifications.

Journal d'audit Paramètres de l'école → Journal d'audit — chaque action importante (paiement marqué réglé, élève créé, inscription supprimée, paramètre modifié) est consignée avec son auteur et sa date. Votre couche de traçabilité.

FAQ

Que dois-je terminer avant que mon équipe puisse travailler ?

Au moins une formule tarifaire — c'est l'exigence incontournable. Ajoutez ensuite les professeurs et faites renseigner les disponibilités. Le cursus peut attendre : les inscriptions fonctionnent sans lui, mais les pages Parcours restent vides tant qu'il n'existe pas.

Puis-je changer l'adresse du portail plus tard ?

Contactez l'assistance Spoteca (hello@spoteca.com) — la modifier affecte les liens de connexion de tout le monde.

Que se passe-t-il quand j'atteins 10 inscriptions en formule Free ?

Il vous sera proposé de passer à Growth avant d'ajouter la 11^e inscription active. Rien n'est supprimé ; les inscriptions existantes continuent de fonctionner.

Puis-je gérer plusieurs établissements ?

Oui — chaque établissement est une école distincte sur Spoteca, facturée séparément. Contactez l'assistance pour les relier.

Je possède l'école et j'y enseigne aussi. Deux comptes ?

Oui — créez-vous un compte Professeur (Vue Admin → Professeurs). Gardez le compte Super Admin pour la gestion ; utilisez l'accès professeur pour votre propre planning et vos disponibilités.

Suivant → Le guide de l'Admin : professeurs, élèves, planning & paiements